E-mailhilsener, der bliver læst
Indhold
Ifølge BusinessInsider.com tildeler den gennemsnitlige medarbejder ca. 25% af deres dag til at slogging gennem hundredvis af e-mails. Mens nogle mennesker har brug for en børste med grundlæggende e-mail-etikette, laver andre fejl, simpelthen fordi de er overvældede af den store mængde kommunikation.
Under din jobsøgning sender du sandsynligvis mange, mange e-mails, inklusive følgebrev, taknoter og beskeder til jobsøgningsrelaterede forbindelser.
Tag dig tid til at undgå at lave pinlige fejl, f.eks. At stave en persons navn, og sørg for at skrive noter, der får et svar.
Start med en professionel hilsen
Stræb efter klarhed i din emnelinje. Vælg noget direkte, der identificerer formålet med din e-mail, som "mødetid ændret" eller "hurtig forespørgsel om dit forslag."
Undgå at dingle en gulerod med en teaser som "Jeg har brug for at informere dig ...", der prøver at lokke læsningen til at åbne e-mailen for at komme til din hensigt. Folk beslutter ofte, om de skal åbne en e-mail baseret på emnelinjen, så vælg en, der klart angiver dit formål.
Brug en professionel hilsen. Medtag en passende hilsen til omstændighederne og modtageren. Visse hilsener fungerer i en e-mail, men bruges ikke i et almindeligt brev, mens nogle hilsener fungerer for begge.
Vælg en hilsen baseret på, hvor godt du kender den person, du skriver til, og den type meddelelse, du sender. Hvis du f.eks. Skriver til nogen, du kender, er "Hej Jim" passende. "Kære Mr./Ms. Smith" ville være passende, når du ansøger om et job eller skriver et forretningsbrev.
Undgå at åbne en e-mail med "hey", som lyder meget uformel og generelt ikke bruges på arbejdspladsen. Gå også væk fra "Hej folk" eller "Hej fyre", selvom arten af din e-mail er afslappet.
Eksempler på hilsener
- Kære fornavn Efternavn(dette fungerer godt, hvis du ikke kender kønet til den person, du skriver til)
- Kære fornavn(når du e-mailer nogen, du kender)
- Hej Fornavn(Når du e-mailer nogen, du kender)
- Kære Mr./Ms. Efternavn
- Kære Mr./Ms. Fornavn efternavn
- Kære Dr. Efternavn
- Til hvem det måtte vedrøre
- Kære Human Resources Manager
- Kære ansættelseschef
Brug den rette tegnsætning efter din hilsen. Brug en semi-colon efter navnet for mere formelle e-mails. For personer, du kender eller mere afslappet korrespondance, skal du bruge et komma efter hilsenenavnet.
Undgå almindelige fejl
Når du skriver en e-mail, forekommer følgende fejl nogle gange, når folk skynder sig at sprænge en meddelelse hurtigt. Tag dig tid til at gennemgå din meddelelse og udfør følgende trin.
- Tilføj e-mail-adressen sidst.Hvis du ikke har mulighed for at sende en e-mail, skal du tilføje adressen sidst, hvis du har en hurtig trigger finger. Indsæt modtagerens navn kun, når du er sikker på, at din e-mail er klar til at blive sendt.
- Undgå den gamle "svar alle" -fejl.Se din triggerfinger, når du trykker på "Svar alle." Overvej, om alle på listen virkelig har brug for at læse, hvad du har at sige. Vær også opmærksom på ældre e-mails i kæden, som du måske ikke vil have nogen på listen Alle svar skal se.
- Gå let på humor. Det kan være svært at se humor i en e-mail, da din tone ikke nødvendigvis skinner igennem. Uden kropssprog, ansigtsudtryk eller kadens kan humor falde fladt eller endda utilsigtet fornærme en læser. Spil det sikkert og lad det være ude.
- Korrekturlæst.Foretag ikke fejlen ved at tro, at folk vil tilgive skrivefejl i uformelle e-mails, eller at fejl tolereres, hvis du skriver på din telefon. Du bliver muligvis bedømt hårdt efter fejl i din e-mail, især hvis de er voldelige. Stol ikke på en stavekontrol, der ofte kan vælge det forkerte ord til dig. Korrekturlæs dine e-mails, ligesom du ville gøre et vigtigt dokument. Kontroller og dobbeltkontrol altid altid, at du har stavet folks navne korrekt.
- Brug ikke emoji eller humørikoner. Flere og flere er e-mail-beskeder begyndt at ligne tekstbeskeder. Arbejdspladsmeddelelser inkluderer nu undertiden "tommelfingeren" -emojier eller smiley-ansigter. Selvom de bliver mere almindelige, skal du undgå emoji og humørikoner i formel korrespondance. Hvis din e-mail-hilsen inkluderer en persons efternavn, er det et sikkert tegn på, at du skal forlade emoji og humørikoner.
- Husk at e-mail varer evigt.Tænk to gange, før du e-mailer noget personligt eller fortroligt, fyrer en person via e-mail, forvirrer nogen eller svarer med vrede. Selv slettede e-mails kan genopstå fra data-sikkerhedskopieringer. Disse slags interaktioner kan måske bedre gøres personligt. Anvend 24-timersreglen. Hvis du ikke er sikker på, om du skal sende beskeden, skal du vente til næste dag for at beslutte. En anden god tommelfingerregel: Skriv ikke noget i en e-mail, som du ikke ville være villig til at have delt offentligt, som f.eks. I en deposition eller på sociale medier.
