Sådan formateres en professionel e-mail-meddelelse

Indhold

• Emne linje
• Salutation
• Meddelelsens krop
• Formater din e-mail-meddelelse
• Medtag en e-mail-underskrift
• Glem ikke vedhæftede filer
• Skabelon til e-mail
• Skabelon til e-mail
• Eksempel på professionel e-mail-meddelelse (kun tekst)

Når du sender en forespørgsel om et job eller ansøger om et job, er det vigtigt at formatere din e-mail så professionelt, som du ville gøre med andre forretningsbrev. Når alt kommer til alt modtager alle - rekrutterere og ansættelsesledere - en masse e-mails. Sørg for, at dine e-mails skiller sig ud på grund af indholdet og ikke på grund af slurvede fejl, dårlig formatering eller alt for afslappet sprog.

Brug en læsbar skrifttype i en størrelse på 10 eller 12 punkter i dine e-mails. Send jobsøgning-relaterede e-mails fra en professionel e-mail-adresse - ideelt set skal din e-mail-adresse bare indeholde en kombination af dit for- og efternavn eller dit første indledende og efternavn. Her er, hvad du skal medtage, når du sender jobforsøgskorrespondance og det e-mail-meddelelsesformat, du skal bruge, når du sender ansættelsesrelaterede e-mail-beskeder.

Emne linje

Glem ikke at medtage en emnelinje i din e-mail.

Hvis du glemmer at medtage en, vil din meddelelse sandsynligvis ikke engang blive åbnet. Brug emnelinjen til at opsummere, hvorfor du e-mailer. Nogle eksempler på stærke emnelinjer:

• Ansøgning om marketingmedarbejder - Jane Smith
• Oplysning om anmodning om interview
• Tak - Marketing Associate Interview
• Henvist af [Personens Navn] til [Informationssamtale, Diskuter XYZ osv.]

Salutation

Hvis du har en kontaktperson, skal du kontakte din e-mail til Dear Mr./Ms. Efternavn. Find det, hvis det er muligt, ansættelseslederens navn. Disse oplysninger er undertiden inkluderet i joboversigten. Hvis det ikke er det, kan du bruge websteder som LinkedIn til at bestemme kontaktpersonen eller tjek firmaets websted for information.

Hvis der er et kontaktnummer, kan du også ringe til virksomhedens reception og se, om receptionisten kan give oplysninger.

Kontroller også dit eget netværk: Kender du nogen, der arbejder i virksomheden og måske kunne dele mere information?

Hvis du ikke har kontaktpersonens navn, skal du bare sende din e-mail til Dear Hiring Manager. En anden mulighed er ikke at inkludere en hilsen og blot starte med det første afsnit i din meddelelse.

Meddelelsens krop

Kopier og indsæt dit følgebrev i e-mail-meddelelsen, eller skriv dit følgebrev i en e-mail-besked. Hvis stillingsopslaget beder dig om at sende dit CV som en vedhæftet fil, skal du sende dit CV som en PDF eller et Word-dokument. Når du spørger om tilgængelige positioner eller netværk, skal du være klar over, hvorfor du skriver og formålet med din e-mail-meddelelse.

Formater din e-mail-meddelelse

Din e-mail-meddelelse skal formateres som et typisk forretningsbrev med mellemrum mellem afsnit og uden skrivefejl eller grammatiske fejl. Gå ikke glip af længden for kvalitet - hold din e-mail kort og til det punkt. Undgå overdrevent komplicerede eller lange sætninger. Gør det nemt for e-mail-modtagere at hurtigt scanne gennem din e-mail og vide, hvorfor du e-mailer.

Korrekturlæs det, ligesom du ville have nogen anden korrespondance. Hvis du virkelig er bekymret for skrivefejl, kan du overveje at udskrive e-mail-udkastet. Ofte er det lettere at fange skrivefejl og grammatiske fejl på en papirkopi end ved gennemgang på en skærm. Gennemse skabelonen til e-mail-beskeder og prøve e-mail-meddelelsen nedenfor for at se, hvordan din besked skal se ud.

Medtag en e-mail-underskrift

Det er vigtigt at oprette en e-mail-signatur og medtage din signatur til enhver meddelelse, du sender. Medtag dit fulde navn, din e-mail-adresse og dit telefonnummer i din e-mail-signatur, så leje manager kan se et øjeblik, hvordan du kontakter dig. Du kan også medtage et link til din LinkedIn-profilside eller -websted, så rekrutterere og ansættelsesledere let kan finde ud af mere information om dig.

Glem ikke vedhæftede filer

Afsendelse af en e-mail med jobsøgning involverer ofte vedhæftning af filer, en CV, portefølje eller andet eksempelarbejde. Sørg for at kontrollere, at du har vedhæftet alle de filer, der er nævnt i din e-mail, inden du trykker på "send" -knappen.

Skabelon til e-mail

Følgende e-mail-skabelon viser de oplysninger, du har brug for i de e-mail-meddelelser, du sender, når du søger job. Brug skabelonen som retningslinje til at oprette tilpassede e-mail-beskeder, der skal sendes til arbejdsgivere og forbindelser.

Skabelon til e-mail

Emne linje med e-mail-meddelelse: Butikschefsposition - Dit navn

hilsen:

Kære Mr./Ms. Efternavn eller Dear Hiring Manager:

Første afsnit:

Første afsnit i dit brev skal indeholde oplysninger om, hvorfor du skriver. Vær klar og direkte - hvis du ansøger om et job, skal du nævne jobbetitlen. Hvis du ønsker en informativ samtale, skal du angive det i dine åbningsdomme.

Mellemafsnit:

Den næste del af din e-mail-besked skal beskrive, hvad du har at tilbyde arbejdsgiveren, eller hvis du skriver for at bede om hjælp, hvilken type assistance du søger.

Sidste afsnit:

Afslut dit følgebrev ved at takke arbejdsgiveren for at have overvejet dig for stillingen eller din forbindelse til at hjælpe med din jobsøgning.

E-mail-underskrift:

Fornavn efternavn

Email adresse

telefon

LinkedIn-profil (valgfrit)



Eksempel på professionel e-mail-meddelelse (kun tekst)

Emne: Adjunct Fakultetssøgning - Dit navn

Kære Mr./Ms./Dr. Efternavn,

Jeg skriver i dag for at spørge om muligheden for at ansøge om en stilling som undervisningsassistent på dit universitet. I sommer flytter jeg til dit område. Jeg fik dit navn af Dr. Nelson, som var en af ​​mine professorer ved University of Northern Realms.

Jeg har en kandidatgrad i oprindelige studier fra University of Northern Realms, og jeg hjalp til med flere klasser, mens jeg afsluttede min grad.

Derudover er jeg interesseret i at lære mere om din ph.d. program i nordamerikansk historie. Måske kan vi planlægge et møde, så jeg kan lære mere om programmet.

Jeg har knyttet min CV til din gennemgang. Tak for din tid, og jeg håber snart at høre fra dig.

Fornavn efternavn
Email adresse
telefon
LinkedIn-profil (valgfrit)