Sådan svarer du på en anmodning om referencekontrol

Indhold

• Følg din virksomheds fastlagte politik for referencekontrol
• Sørg for, at medarbejderen har en underskrevet tilladelse til fil
• Besvar en anmodning om referencekontrol med en positiv reference
• Reference Tjek spørgsmål, du ikke ønsker at røre ved
• Eksempel Spørgsmål:
• Godt svar:
• Eksempel Spørgsmål:
• Godt svar:
• Eksempel Spørgsmål:
• Gode ​​svar:
• Besvar en anmodning om referencekontrol: Ikke positiv
• Når en tidligere medarbejder beder om et generisk referencebrev
• Afsluttende tanker om at svare på en anmodning om referencekontrol
• Bundlinjen

Det er en vanskelig forretning at svare på en anmodning om referencekontrol. Frygt for gengældelse og retssager forhindrer mange arbejdsgivere i at reagere overhovedet. Disse anbefalinger hjælper dig med at reagere med rimelighed på anmodninger om referencekontrol, mens du beskytter din virksomheds og dine nuværende medarbejderes legitime interesser.

Følg din virksomheds fastlagte politik for referencekontrol

For det første anmoder mange virksomheder om, at ledere sender skriftlige referenceanmodninger til Human Resources. Hvis lederens reference er positiv, kan du dog acceptere, at lederen giver en mundtlig henvisning direkte til en arbejdsgiver.

Alt, der sendes i et skriftligt format, skal komme fra Human Resources, eller HR-personale skal gennemgå svaret for konsistens og beskytte virksomhedens interesser. Et almindeligt referencekontrolformat beder dig om at give disse oplysninger om den tidligere medarbejder.

• Jobtitel og lejlighedsvis jobansvar,
• Endelig løn,
• Dato for beskæftigelse,
• Indeholder en tjekliste, der beder den tidligere arbejdsgiver om at rangordne egenskaber som "teamwork" og "pålidelighed" og
• Spørger, om den tidligere medarbejder er berettiget til rehire af din organisation.

Dette papirarbejde overlades bedst til Human Resources - bede i det mindste HR-personalet om at gennemgå ethvert skriftligt svar, du måtte tænke på at sende. Besvar ikke spørgsmål, der beder dig om at vurdere en tidligere medarbejder numerisk i et aspekt af deres arbejde eller arbejdsegenskaber.

Numeriske ratings er ikke sammenlignelige baseret på nogen fælles betydning af definitionen af ​​udtrykket, og betydningen af ​​numrene på en numerisk skala er heller ikke defineret på disse former. Derfor er det i bedste fald mangelfuld kommunikation. I værste fald kan det skade din tidligere medarbejders jobmuligheder.

Sørg for, at medarbejderen har en underskrevet tilladelse til fil

For det andet skal du kontrollere, at den tidligere medarbejders underskrift, der autoriserer referencekontrol, findes på papirerne, der er sendt af den anmodende virksomhed. Uden den tidligere medarbejders underskrift, der giver tilladelse, bør du ikke give nogen oplysninger om medarbejderen.

Lejlighedsvis vil en udtræden medarbejder efterlade en underskrevet formular til godkendelseskontrol i deres ansættelsesfil. Dette vil kun ske, hvis medarbejderen ikke har fundet et nyt job - usædvanligt for de fleste ansatte, der forlader deres nuværende ansættelse.

Besvar en anmodning om referencekontrol med en positiv reference

Hvis lederen med få forbehold kan anbefale den tidligere medarbejder i samråd med HR-personalet, kan lederen muligvis returnere opkaldet til den spørgende arbejdsgiver. Når man svarer på et telefonopkald, skal lederen sørge for, at medarbejderens underskrift, der autoriserer referencekontrol, findes på Human Resources, før han returnerer telefonopkaldet.

Når en tidligere medarbejder var en god medarbejder og forlod din virksomhed på gode vilkår (måske en ægtefælle flyttede, og afstanden var ikke commutable), vil du give den tidligere medarbejder hjælp til at finde en ny stilling.

Eller måske er du blevet brugt som reference af en medarbejder, der rapporterede til dig på en gang, skønt ikke for nylig. Hvis du har positive kommentarer til medarbejderen, kan du svare den potentielle arbejdsgiver med de positive kommentarer, du kan bidrage med.

Reference Tjek spørgsmål, du ikke ønsker at røre ved

Besvar kun de spørgsmål, som du er behageligt med at besvare, hvis du modtager et telefonopkald eller et dokument med referenceforespørgsel. En leder skal kun tale til de områder af medarbejderens færdigheder og erfaringer, som han har direkte viden om. Der er flere spørgsmål, som en leder ikke skal besvare:

Eksempel Spørgsmål:

Forudsig om din tidligere medarbejder vil få succes i den stilling, som de overvejes. (Har du en krystalkugle, nogen?) Du kan umuligt svare på dette spørgsmål. Selv hvis stillingen lyder ens, kan du ikke forudsige kolleger, arbejdsgiverkulturen, deres forhold til kunder eller utallige faktorer, der hjælper en medarbejder til at lykkes - eller ikke.

Godt svar:

Da medarbejderen arbejdede for mig, i sin stilling hos min virksomhed, var hun en stærk bidragyder, hvis arbejde blev værdsat.

Eksempel Spørgsmål:

Hvad var medarbejderens svagheder?

Godt svar:

Hun havde ingen svagheder, der var værd at nævne, der påvirkede hendes evne til at udføre sit job kapabelt, da hun arbejdede for mig.

Eksempel Spørgsmål:

Hvorfor forlod medarbejderen den stilling, hvor hun rapporterede til dig?

Gode ​​svar:

• Hun søgte et øget ansvar og for at afslutte sin viden om vores virksomhed og produkter, eller
• Hun forlod vores organisation på grund af personlige grunde, der var vigtige for hende.

Dette er de slags spørgsmål til referencekontrol, som en potentiel arbejdsgiver vil stille, hvis du returnerer et referencecontrol telefonopkald.

Besvar en anmodning om referencekontrol: Ikke positiv

Hvis medarbejderen forlod din virksomhed under en sky, uanset om medarbejderen var dårligt egnet til deres job, en ikke-bidragydende medarbejder af andre grunde eller uhåndterlig, henvises opkaldet eller formularen til personalepersonalet for et standard svar.

Nogle gange er der usædvanlige omstændigheder omkring en medarbejder forlader din virksomhed. Måske så en medarbejder se pornografi på sin computer - ja, han bad sin HR-direktør om at tjene som en af ​​hans referencer. En anden tidligere medarbejder kan have truet vold eller begået en voldelig handling, mens han var ansat i dit firma.

Mens disse tidligere medarbejdere sjældent angiver din virksomhed som reference, skal du være forberedt. Disse opkald skal sendes til HR-personale til standard svar.

Der er dog et advarsel her. Tal med din advokat, inden du reagerer på en referencekontrol om en potentielt voldelig medarbejder. Hvis du undlader at afsløre voldelig adfærd over for en potentiel arbejdsgiver, og den tidligere medarbejder begår en voldelig handling, mens han er ansat hos den nye arbejdsgiver, kan din virksomhed være ansvarlig for ikke at afsløre disse oplysninger. Så tjek med din advokat under usædvanlige omstændigheder, hvor du skiltes måder med en medarbejder.

Når en tidligere medarbejder beder om et generisk referencebrev

Det anbefales ikke at give tidligere ansatte et generisk opslagsbrev. Når et dokument eksisterer, lever det for evigt. Potentielle medarbejdere har leveret HR-kontorer kopier af breve, der var 10 og 20 år forældede, sommetider knapt læselige fra flere fotokopisessioner.

Efter en bestemt tidsperiode - du har ingen idé om, hvilken type medarbejder din tidligere medarbejder er blevet - medmindre han eller hun er den sjældne undtagelse, der forbliver i kontakt med dig. Og du ved aldrig, hvordan medarbejderen vil bruge dit brev, eller hvordan dine ord vil blive fortolket af potentielle arbejdsgivere. Vedtage en politik, der siger, at ledere aldrig skal give skriftlige, generiske opslagsbreve.

Fortæl den tidligere medarbejder, at din virksomhed vil med glæde give ansættelsesbekræftelse fra Human Resources til specifikke arbejdsgivere, der spørger direkte.

Afsluttende tanker om at svare på en anmodning om referencekontrol

De færreste medarbejdere har et mål om at mislykkes på arbejdet. Alligevel mislykkes medarbejdere, og virksomheder og ansatte gør delvis måder. Husk, når du bliver bedt om en henvisning til, at enhver tidligere medarbejder fortjener muligheden for at starte forfra - uanset hvilke vilkår, de skiltes fra din organisation.

Måske var den tidligere medarbejder ikke egnet til den stilling, han havde i din virksomhed. Din virksomhedskultur kan have været en fuldstændig uoverensstemmelse med medarbejderens behov. Medarbejderen kan have haft en anden vision for kravene til sit job end hans chef. Måske hans personlige liv og ægteskab blev unraveling under hans embedsperiode hos din virksomhed.

Du ved aldrig alle detaljer og grunde til, hvorfor en medarbejder fejler eller går videre. Det er nemt med den højtydende medarbejder, at du fortryder at have mistet et bedre job, en familieflytning eller en drømmemulighed. Det er sværere med den marginale udøver.

Vær ærlig eller give minimal information. Undlad at forudsige krystalkugle om succes eller give numeriske ratings og placeringer for udefinerede vilkår. Angiv om nødvendigt de minimale oplysninger, der beskriver den tidligere medarbejders præstation. Når det er muligt, skal du give medarbejderen en pause og tale med den potentielle arbejdsgiver.

Bundlinjen

Nylige tal vedrørende referencekontrol indikerede, at arbejdsgivere tager referencekontrol meget alvorligt. Som nævnt på Society for Human Resources Management (SHRM) websted, adgang 6-26-19, "I en HR.com-rapport fra 2018 sponsoreret af National Association of Background Screeners (NABS) angav 95% af de undersøgte arbejdsgivere, at de bruger en eller flere typer ansættelsesbaggrundscreening. " Når det er muligt, giver dine tidligere medarbejdere en pause - når du kan gøre det i god samvittighed.