3 Scenarier, når kommunikation online er ikke rigtigt
Indhold
- Undgå at ramme Send for at løse konflikter
- Undgå at trykke på send, når du er opprørt
- Undgå at trykke på Send for at sende dårlige nyheder
Der er så mange måder, vi kommunikerer online. Der er e-mail, tekstbeskeder eller messaging gennem en af de mange apps derude, der understøtter det. Men at bruge e-mail eller meddelelser er ikke altid den mest effektive måde at kommunikere på.
Under visse omstændigheder skal du undgå dem. Sikker på, det er let at skjule sig bag din computer og sige, hvad du vil sige via tastaturet. Men nogle gange er du nødt til at gå ud i verden og bruge din stemme.
Her er tre situationer, hvor det ville være bedre, hvis du ikke ramte send.
Undgå at ramme Send for at løse konflikter
Vi har alle været en del af en e-mail- eller beskedstreng mellem to parter, der forsøger at løse et problem. Nogle gange er du måske en af de to hoveddeltagere, eller måske er du simpelthen en af mange mennesker, som nogen følte sig tvunget til at inkludere dig.
Ved hvert e-mail eller e-mail-svar eskalerer problemet. I sidste ende er det, der måske var et relativt lille emne, blevet meget større. Dette resulterer normalt i et møde ansigt til ansigt mellem de to parter samt en vejleder eller leder for at løse konflikten.
I stedet for at bruge e-mail eller beskeder til at løse konflikter, skal du ringe til personen eller planlægge et møde ansigt til ansigt. Hvis du modtager en e-mail eller en meddelelse fra en anden, der prøver at løse et problem, skal du modstå fristelsen til at svare via e-mail. Hent telefonen, eller gå ind på den anden persons kontor og sige, "Jeg modtog din e-mail og troede, at det kunne være bedre, hvis vi diskuterede denne situation en-til-en i modsætning til via e-mail. Har du et par minutter til at tale? "
Hvis e-mail er din eneste mulighed, skal du ikke kopiere andre på den. Dette eskalerer problemet. Hvis du er ved at modtage ende af en sådan e-mail, skal du ikke trykke på "svar alle". Du skal bare svare kun på den person, der har sendt e-mailen. Hvis du "svarer alle", skal dit svar sige, "jeg værdsætter, at du bringer denne situation under min opmærksomhed. Jeg ringer til dig om et øjeblik for at diskutere." Dette vil advare alle, der er blevet kopieret, om, at du tager sig af situationen en-til-en.
Undgå at trykke på send, når du er opprørt
Efter en foruroligende situation eller interaktion er det, vi har brug for, en afkølingstid. E-mail og messaging egner sig ikke til dette; det er øjeblikkeligt efter design. Når du i stedet er beroliget, skal du ringe eller besøge den enkelte for at diskutere situationen. Hvis du er ved at modtage en afsked e-mail, skal du undgå trangen til at svare. Giv dig selv tid til at slappe af og derefter ringe til personen og bede om at diskutere ansigt til ansigt.
I fremtiden skal du beslutte på forhånd, at du aldrig vil bruge e-mail eller beskeder, når du er ked af det. Gør dette til en ikke-omsætningspagt med dig selv.
Hvis du føler behov for at skrive noget, når du er ked af det, skal du skrive en besked. Indtast det ikke i e-mail, selvom du ikke agter at sende beskeden. Du ville ikke være den første person, der ved et uheld ramte "send" i stedet for "Gem" -knappen.
Undgå at trykke på Send for at sende dårlige nyheder
Ingen kan lide at modtage dårlige nyheder, og at modtage dem via e-mail, eller en meddelelse kan tilføje salt til såret. Har du nogensinde sendt en klient til at fortælle dem, at deres ordre var forsinket?
Hvis svaret på et af disse spørgsmål er ja, skal du stoppe med at bruge e-mail eller beskeder til at kommunikere dårlige nyheder.Brug af e-mail eller beskeder til at kommunikere dårlige nyheder kan sende den besked, at du ikke er interesseret, eller at problemet ikke er vigtigt nok til at garantere din personlige opmærksomhed. Når du bruger e-mail eller beskeder til at kommunikere dårlige nyheder, har du ingen måde at bedømme personens reaktion på. Mest sandsynligt vil folk blive skuffede eller forstyrrede. Hvis du ikke personligt leverer nyhederne, kan deres følelser af skuffelse eskalere og skabe en endnu værre situation.
Til sidst, når du bruger e-mail eller meddelelser i dette scenarie, fremstår du feigt. Kunder, kolleger, chefer og venner sætter pris på mennesker, der har modet til at kommunikere dårlige nyheder personligt.
Hvis du er usikker på, om din besked er kvalificeret som dårlige nyheder til at spørge dig selv, "Vil jeg gerne modtage en e-mail eller besked med denne type nyheder, eller ville jeg foretrække at få den kommunikeret personligt?" Handl derefter derefter.
Selvom der ikke er nogen tvivl om, at e-mail eller meddelelser er et hurtigt og effektivt kommunikationsmiddel, er det ikke altid et passende. Følg retningslinjerne ovenfor, og undgå at bruge e-mail eller besked, når det er upassende at gøre det.
