Brug af milepæle i projektstyring

Indhold

• Hvornår skal man bruge projektmilepæle
• Sådan placeres milepæle ofte i din plan
• Hvordan milepæle repræsenteres på dit Gantt-diagram
• Sådan navngives milepæle
• Sådan afmeldes milepæle
• Brug af milepæle til kommunikation

En af de definerende egenskaber ved et projekt er, at det varer i en fast periode. Det kan være alt fra et par uger til flere år, og i nogle tilfælde til store byggeprojekter eller offentlige arbejder i årtier.

For at spore fremskridt undervejs og sikre, at de vigtigste leverancer opnås i henhold til tidslinjen, bruger projektledere milepæle.

En projektmilepæl er en opgave med en varighed på nul, hvilket betyder, at projektet er opnået. De bruges som en måde at vise frem bevægelse og fremskridt og vise folk, hvad der foregår, selvom de ikke har detaljeret viden om de involverede opgaver for at komme dertil. I den henseende er de meget nyttige til kommunikation med interessenter og til at stille forventninger.

Hvornår skal man bruge projektmilepæle

Milepæle i projektstyring bruges til at markere:

• Begyndelsen på betydelige faser af arbejdet
• Afslutningen på væsentlige faser af arbejdet
• Tidsfrister
• Når der tages en vigtig beslutning
• Andre faste tidspunkter, der specifikt skal kaldes

Sådan placeres milepæle ofte i din plan

Et kursus kan anbefale at sætte milepæle i din plan cirka en gang om måneden. Dette er fint og en god tommelfingerregel, men du skal bruge din professionelle vurdering. Nogle måneder kan have en masse aktivitet, hvor vigtige møder markeres som milepæle, beslutninger, der tages, og lukning af en fase og starten af ​​en anden.

I andre måneder er du måske fokuseret på henrettelse, med meget lidt, hvis noget, du kan hænge en milepæl på.

Med henblik på rapportering er det nyttigt at oprette en grund til at have en milepæl mindst en gang i hver rapporteringscyklus.

Hvordan milepæle repræsenteres på dit Gantt-diagram

Milepæle er en af ​​komponenterne i et Gantt-diagram og vises på diagrammet som en diamant. De vises ikke som en normal opgave, fordi de har en varighed på nul: med andre ord, de tager ikke noget tidspunkt. Med henblik på planlægning på et Gantt-diagram sker de bare.

Hvis du ikke bruger Gantt-diagrammer, kan du stadig bruge milepæle. Her er 5 alternativer til Gantt-diagrammer: Du kan stadig integrere milepæle i din plan ved hjælp af disse.

Hvis du vil forblive personlig organiseret, og din projektstyringssoftware ikke er fuldt integreret i din kalender, kan du kopiere og indsætte nøgledatoer i din dagbog. Afhængig af hvordan du kan lide at arbejde, kan dette minde dig om, hvad der skulle komme op.

Sådan navngives milepæle

Milepæle skal have en klar beskrivelse af dit projektplan, men ikke en, der indebærer, at de er en opgave. Så de skulle ikke kaldes 'Få aftale om at flytte til fase 2', men 'fase 2 starter'. Hvis du vil reflektere bestræbelserne på at få enighed om at gå over i fase 2, skal du tilføje en opgave lige inden milepælen for at dække den.

Milepæle skal beskrive det tidspunkt, de repræsenterer på denne måde:

• Testfasen er afsluttet
• PID godkendt
• Kontrakt underskrevet

Mange projektledere vælger også at nummerere deres milepæle for at lette referencen. Hvis du bruger en arbejdsfordelingsstruktur, kan du bruge nummereringen herfra. Ellers er det fint at bruge M1, M2 og så videre for at gøre det klart, hvad du refererer til. En klar navnestruktur bliver vigtigere, når antallet af milepæle øges, så tænk over, hvordan du skal gøre dette, hvis dit projekt løber over flere måneder.

Sådan afmeldes milepæle

Milepæle udgør en del af din projektplan, så når din tidsplan er baseret, skal du overveje dine milepæle tilmeldt.

Hvis du har brug for at ændre datoerne for dine milepæle, skal du bruge din standardændringskontrolprocedure til at foretage justeringer af din plan. Dette kan være så let som at chatte med din projekt sponsor og fortælle dem, hvorfor datoer skal ændres, eller så formelt som at sammensætte en ny anbefalet tidsplan og tage den til et planlægningsudvalg for at have ratificeret.

Det er bedst at finde ud af, hvad din milepæl-afmeldingsproces vil være, hvis nogen, før du behøver at bruge den, så du ikke spilder noget tid, når du skal foretage en ændring.

Brug af milepæle til kommunikation

Milepæle er nyttige til kommunikation og rapportering, fordi de repræsenterer minimumskontrolpunkterne i planen. Med andre ord, hvis du udførte alle de andre opgaver, kunne du stadig se, hvad der skete, og holde projektet fremad ved hjælp af blot milepæle.

Du skal være i stand til at trække milepæle ud og lægge dem på et instrumentbræt eller projektrapport. De skal fortælle historien om projektet i tilstrækkelig detaljeret til at tilfredsstille de mennesker, du rapporterer til, normalt din projekt sponsor eller en anden udøvende gruppe såsom styringsgruppen (eller projektbestyrelsen). Hver måned eller ved den rapporteringsfrekvens, du bruger, kan du vise, hvilke milepæle der er opnået.

Rapportering mod milepæle er ganske ligetil og udføres ofte som en tabel. Du viser milepælbeskrivelsen, den dato, den var forfalden, og derefter den nye forventede dato. Når milepælen er nået og kan markeres som komplet, tilføjer du også denne dato. Forhåbentlig er det det samme som den forventede dato, men projekter fungerer ikke altid sådan.

Et bord som dette gør det tydeligt, hvad der er afsluttet, og hvad der er enestående. Du kan planlægge svaret på spørgsmålet "Hvorfor ramte vi ikke den milepæl?" før du går og møder din sponsor eller sender rapporten.

Når din projektplan er meget lang, og du har masser af milepæle, vil du finde det lettere at aflevere afsluttede milepæle hver rapporteringscyklus. Rapporter kun de milepæle, der kommer eller afsluttes den måned: næste måned tager af sted alt, der blev afsluttet i sidste måned, så du ikke konstant føjer længden på rapporten ved at fortælle folk om arbejde, som de allerede ved, er afsluttet.

Milepæle er et virkelig nyttigt projektstyringsværktøj til planlægning, planlægning og rapportering, og de er lette at bruge. Læg nogle i din næste projektplan, spor mod dem, så finder du dig selv at lære, hvilken frekvens der fungerer bedst for dig.

Som med alt i projektstyring, skal du bruge dem fleksibelt til at levere det ønskede resultat ved hjælp af disse tip og retningslinjer til at informere dine egne beslutninger.