10 kritiske trin, der skal medtages i en projektplan

Indhold

• Projektmål
• Projektets omfang
• Milepæle og vigtige leverancer
• Arbejdsfordelingsstruktur
• Budget
• Human Resources Plan
• Risikostyringsplan
• Kommunikationsplan
• Plan for interessentstyring
• Skift styringsplan

En projektplan er kulminationen på en grundig planlægning af en projektleder. Det er hoveddokumentet, der guider, hvordan et projekt kører, i henhold til lederens intentioner for hver nøglefaset af projektet. Selvom projektplaner adskiller sig fra virksomhed til virksomhed, er der ti kritiske elementer eller trin, der skal inkluderes i en effektiv projektplan for at undgå forvirring og tvungen improvisation i projektudførelsesfasen.

Projektmål

Projektmål er defineret i et projektcharter, men de bør inkluderes i projektplanen for yderligere at forklare projektets mål eller at medtage chartret som et bilag. Uanset hvordan en projektleder vælger at indarbejde målene i projektplanen, er det vigtige at opretholde en klar forbindelse mellem projektcharteret - et projekts første nøgledokument - og projektets andet nøgledokument, dets projektplan.

Projektets omfang

Ligesom projektmål defineres omfanget i chartret og bør videreforædles i projektplanen af ​​projektlederen. Ved at definere omfanget kan projektlederen begynde at vise, hvordan projektets mål eller det færdige produkt vil se ud i slutningen. Hvis omfanget ikke er defineret, kan det udvides gennem hele projektet og føre til omkostningsoverskridelser og ubesvarede frister.

Hvis du for eksempel leder et marketingteam til at oprette en brochure til en virksomheds produktlinje, skal du angive, hvor mange sider det vil være og give eksempler på, hvordan det færdige produkt kan se ud.

For nogle holdmedlemmer kan en brochure muligvis betyde to sider, mens andre måske anser ti sider for at være tilstrækkelige. Definition af omfanget kan få hele holdet på den samme side ved starten.

Milepæle og vigtige leverancer

De vigtigste resultater for et projekt kaldes milepæle, og de vigtigste arbejdsprodukter kaldes store leverancer. De repræsenterer begge de store komponenter i arbejdet med et projekt. En projektplan skal identificere disse punkter, definere dem og sætte frister for deres færdiggørelse.

Hvis en organisation påtager sig et projekt til at udvikle ny software, kan større leverancer være den endelige liste over forretningskrav, og hvordan man implementerer dem.

Efter dette kunne projektet have milepæle til færdiggørelse af design, test af systemer, test af brugeraccept og softwareudviklingsdato. Disse milepæle har arbejdsprodukter tilknyttet dem, men de handler mere om processerne end selve produkterne.

Milepæl og vigtige leveringsfrister behøver ikke at være nøjagtige datoer, men jo mere præcise, desto bedre. Præcise datoer hjælper projektledere med at nedbryde arbejdsstrukturer mere nøjagtigt.

I denne fase af planen opretter du milepæle, så du kan tage store eller høje niveauer og opdele dem i små leverancer, som kan beskrives i næste trin.

Arbejdsfordelingsstruktur

En arbejdsfordelingsstruktur (WBS) dekonstruerer milepæle og større leverancer i et projekt til mindre bidder, så en person kan få tildelt ansvar for hver facet. I udviklingen af ​​arbejdsfordelingsstrukturen overvejer projektlederen mange faktorer såsom styrken og svaghederne i projektteammedlemmerne, indbyrdes afhængighed mellem opgaver, tilgængelige ressourcer og den samlede projektfrist.

Projektledere er i sidste ende ansvarlige for projektets succes, men de kan ikke udføre arbejdet alene. WBS er et værktøj, som projektlederen bruger for at sikre ansvarlighed i projektet, fordi det fortæller projekt sponsor, projektteammedlemmer og interessenter, der er ansvarlige for hvad. Hvis projektlederen er bekymret for en opgave, ved de nøjagtigt, hvem de skal møde med hensyn til den bekymring.

Budget

Et projekts budget viser, hvor mange penge der er afsat til at gennemføre projektet. Projektlederen er ansvarlig for at sprede disse ressourcer korrekt. For et projekt, der har leverandører, sikrer projektlederen, at leverancer afsluttes i henhold til aftalevilkår, idet der især tages højde for kvaliteten. Nogle projektbudgetter linker til personaleplanen.

Det er vigtigt at fastlægge omkostningerne for hver milepæl og leveres ved at se på, hvor meget tid der kræves, og arbejdsomkostningerne der er forbundet med at udføre opgaverne. Omkostningerne ved projektet er bundet til, hvor lang tid projektet tager, hvilket går tilbage til projektets omfang. Omfang, milepæle, opgaver og budget skal tilpasses og realistisk.

Human Resources Plan

Human resource-planen viser, hvordan projektet vil blive bemandet. Undertiden kendt som personaleplanen definerer HR-planen, hvem der skal være i projektteamet, og hvor meget af en tidsforpligtelse, hver person forventes at gøre. I udviklingen af ​​denne plan forhandler projektlederen med teammedlemmer og deres vejledere om, hvor lang tid hvert teammedlem kan bruge til projektet. Hvis der er behov for yderligere personale for at konsultere om projektet, men er en del af projektteamet, er det også dokumenteret i bemandingsplanen. Igen høres passende vejledere.

Risikostyringsplan

Mange ting kan gå galt i et projekt. Mens det er udfordrende at forudse enhver mulig katastrofe eller mindre hikke, kan mange faldgruber forudsiges. I risikostyringsplanen identificerer projektlederen risici for projektet, sandsynligheden for, at disse scenarier vil ske, og strategier til at afbøde dem. For at formulere denne plan søger projektlederen input fra projekt sponsor, projektteam, interessenter og interne eksperter.

Afbødningsstrategier indføres for risici, der sandsynligvis opstår eller har høje omkostninger forbundet med dem. Risici, der sandsynligvis ikke forekommer, og dem, der har lave omkostninger, er noteret i planen, selvom de ikke har afbødningsstrategier.

Kommunikationsplan

En kommunikationsplan skitserer, hvordan et projekt vil blive kommunikeret til forskellige målgrupper. Ligesom arbejdsfordelingsstrukturen tildeler en kommunikationsplan ansvaret for at udfylde hver komponent til et projektteammedlem.

I dette trin er det vigtigt at skitsere, hvordan spørgsmål vil blive kommunikeret og løst i teamet, og hvor ofte kommunikation vil blive udført til teamet og interessenterne eller chefen. Hver meddelelse har et bestemt målgruppe. En kommunikationsplan hjælper projektledere med at sikre, at de rigtige oplysninger kommer til de rigtige mennesker på det rigtige tidspunkt.

Plan for interessentstyring

En styringsplan for interessenter identificerer, hvordan interessenter vil blive brugt i projektet. Undertiden behøver interessenter kun at modtage information. Det kan tages hånd om i kommunikationsplanen. Hvis der er behov for mere fra interessenter, skitserer en styringsplan for interessenter, hvordan den opnås.

Skift styringsplan

En ændringshåndteringsplan fastlægger en ramme for ændringer i projektet. Selvom projektledere har tendens til at ønske at undgå ændringer i projektet, er de undertiden uundgåelige. Planen for ændringshåndtering indeholder protokoller og processer til foretagelse af ændringer. Det er kritisk for ansvarlighed og gennemsigtighed, at projekt sponsorer, projektledere og projektteammedlemmer følger ændringsstyringsplanen.