Giv din chef tillid med en risikostyringsplan
Indhold
- Hvad er risikostyring i projektledelse?
- Risikostyringsplanlægning
- En 5-trins risikostyringsproces
- Trin 1: Start
- Trin 2: Identificer
- Trin 3: Evaluer
- Trin 4: Plansvar
- Trin 5: Gennemfør
De bedste projektledere har deres fulde tillid fra deres linjechef og projekt sponsor. Execs bag deres projekter tror dem, når de siger, at de har brug for ekstra finansiering, flere ressourcer eller hjælp til at løse et problem.
Når du arbejder i risikable situationer, har du brug for det rigtige sæt. Som en vandrere med en rygsæk med reb og stegjern, har du brug for værktøjerne til også at håndtere projektrisiko.
Du kan øge din leders tillid til dit projekt med en risikostyringsplan. En simpel fem-trins proces kan enormt omdanne, hvordan din chef ser dit projekt (og dig).
Hvad er risikostyring i projektledelse?
Risikostyring i projektstyring er processen med at identificere, vurdere og reagere på projektrisici.
Projektrisici er ting, der kan påvirke projektet (positivt eller negativt, men generelt tolker folk risiko som begivenheder, der vil have en negativ indvirkning på projektet).
Uanset om dit projekt er stort eller lille, vil det have risici forbundet med det. Disse risici kan være alt fra risikoen for, at din skoleparade bliver regnet til risikoen for en prisstigning til en kritisk del af dit nye kredsløbskort.
Projektrisiko, hvis det ikke styres korrekt, kan gøre det sværere at levere dit projekt med succes. Ikke-kontrollerede risici kan tilføje tid til din tidsplan, arbejde til din tid og penge til dit budget. Ledere bliver nervøse over denne slags ting. Alt dette kan undgås med en risikostyringsplan.
Risikostyringsplanlægning
En risikostyringsplan er en fantastisk måde at øge din egen tillid til i dit projektteams evne til at levere - og det smitter over i at øge din lederes tillid også. Du vil have dem til at tro på, at du kan gøre det, og du vil have dem til at være opmærksomme på, hvad der kan forhindre dig i at levere projektet med succes. En risikostyringsplan er et perfekt værktøj til at gøre det.
Og gæt hvad? Det er virkelig nemt at komme i gang.
Projektrisikostyring er en enkel fem-trins proces. Lad os ikke gøre det mere kompliceret, end det skal være. Dette er noget, du kan komme i gang med i dag, forberede dig på at diskutere det på dit næste møde og få det færdigt, når nogen skriver protokollen op.
En 5-trins risikostyringsproces
Som med så mange dele af projektstyring er risikostyring en proces. De fem trin er:
- Igangsætte
- Identificere
- Vurdere
- Plan svar
- Implement
Hvis disse udtryk ikke betyder meget for dig lige nu, skal du holde sig til det - jeg vil forklare det hele.
Trin 1: Start
Først vil du indstille konteksten for din risikostyring i dit projektstyringsmiljø.
Der er sandsynligvis ikke noget meget arbejde at gøre her, fordi nogen i din virksomhed allerede har udarbejdet en virksomheds risikopolitik, og alt hvad du skal gøre er at spore den op. Dette vil forklare virksomhedens tilgang til risiko og muligvis endda give mandat til de skabeloner, du har brug for. Skabeloner sparer dig altid et job, så pas på dem også!
Selv hvis du ikke har en virksomheds risikopolitik, kan en anden, der administrerer projekter sammen med dig, have en projektrisikostyringsplan, som du kan kopiere. Hvorfor opfinde hjulet igen? Genbrug af dokumenter er et must, hvis du vil spare tid og få mere gjort.
Brug det, du har fundet ud af, til at udarbejde en risikostyringsplan for dit projekt. Dette er en del af din overordnede projektstyringsplan og taler om, hvordan du kommer til at nærme dig styring af risiko på dit projekt.
Hvis du ikke ved, hvad du skal lægge i det, skal du læse videre! De næste trin giver dig en bedre idé om, hvad du skal tale om i din risikostyringsplan.
Dette forbedrer tilliden ved: Viser din manager, at du har en tilgang til at håndtere usikkerhed omkring dit projekt, og at du aktivt vil håndtere risiko.
Trin 2: Identificer
Når du har skitseret en tilgang, kan du derefter begynde at arbejde med den.
Nu identificerer du de risici, der vil påvirke dit projekt. Dette er kun et øjebliksbillede i tide, og dit risikoregister er noget, som du gerne vil vende tilbage til gang på gang for at sikre, at der også kommer noget nyt der.
Du kan identificere risici ved at bruge en tjekliste over almindelige risici, interviewe interessenter om projektet (især de vanskelige interessenter, da de generelt har meget at sige om, hvad der kan gå galt), brainstorming sessioner og bruge din sunde fornuft.
Du leder efter ting, der kan forårsage problemer, hvis de nogensinde er sket. (Husk, at der ikke er sket risici endnu. Projektproblemer er ting, der allerede er sket.)
Men når du gør ved at gøre det, skal du bestemt involvere andre mennesker. Alene, du har ikke hele billedet, og du ender med at gå glip af ting.
Risici kan og bør identificeres af enhver. Som projektleder er dit job at opmuntre dine kolleger til at rejse risici med dig, så du som team kan gøre noget ved dem.
Alle identificerede risici skal registreres i risikoregisteret. Hvis du har en projektkoordinator i teamet eller en projektstøtteperson, kan de gøre dette. Ellers er det en del af de administrative opgaver, du skal udføre.
Dette forbedrer tilliden ved: At demonstrere, at du er opmærksom på de vigtigste risici, der kan have indflydelse på dit projekt, og at du har et middel til at konstant holde dig opmærksom på nye risici.
Trin 3: Evaluer
Risici vurderes derefter for sandsynlighed og virkning. Når du vurderer en risiko, skal du tænke over, hvor sandsynligt det er at forekomme, hvor meget det vil koste at håndtere, og hvor meget tid det sandsynligvis vil tilføje dit projekt tidslinje.
Som en yderligere foranstaltning kan du også vurdere nærhed, hvilket betyder, hvor tæt i tide risikoen sandsynligvis vil ske. En risiko med stor nærhed ville potentielt snart ske. En risiko med lav nærhed kan ske på et tidspunkt i den fjerne fremtid. Dette kan give dig en anden faktor til at prioritere din tid og energi, når det kommer til at håndtere risiciene.
Dette forbedrer tilliden ved: At sikre din manager, at alle på teamet har en klar idé om, hvad der ville ske, hvis nogen af disse risici faktisk opstår.
Trin 4: Plansvar
Nu kommer vi til den kødfulde del af din risikostyringsplan. I dette trin arbejder du på, hvordan du styrer risikoen ved at identificere et passende svar.
Vi gør dette, indtil nu, alt hvad du har, er en liste over, hvad der kan ske for at smide dit projekt i gang i fremtiden, og hvor stor en aftale det ville være. Det, din manager vil vide, næste er: Hvad skal du gøre ved det?
Generelt er der fire ting, du kan gøre for at tackle og styre en projektrisiko. De er:
- Undgå: Tag skridt for at forhindre, at dette resultat opstår.
- Overførsel: Flyt ansvaret til en anden part, f.eks. Med en forsikringspolice.
- Afbøje: Gør noget for at reducere problemets påvirkning, hvis det forekommer.
- Accepter: Forstå, at det risikable resultat kan forekomme, og med dit teams samtykke ikke tage noget for at forhindre det.
Nogle af dine risici kan have et positivt resultat. For eksempel er der en risiko for, at du sælger så meget af det nye produkt, at du går ned på telefonlinjerne. Det ville være et dejligt problem at have, men det er stadig en risiko, du skal planlægge for.
Der er en række måder, du kan forberede dig på, at en positiv risiko sker, herunder:
- Udnyttelse: Gør dit bedste for at sikre dig, at dette resultat opstår, så du kan høste fordelene.
- Del: Arbejd med en anden kollega eller virksomhed for at gøre en positiv risiko mere sandsynlig.
- Forbedring: Påvirke de faktorer, der kan bidrage til et positivt resultat, og prøv at få endnu større fordel.
- Accepter: Anerkend muligheden for en positiv risiko, og gør ikke noget.
Du bliver nødt til at finde ud af, hvilken responsstrategi der er den bedste for enhver risiko på dit register. For eksempel kan du beslutte, at risikoen for, at fabrikstaket kollapser, er noget, du simpelthen accepterer, da det ikke sandsynligvis vil ske. Risikoen for, at madforgiftning udtager halvdelen af din arbejdsstyrke, er dog noget, du aktivt vil mindske ved at omskolere alt dit cateringpersonale. Hvis det er sket før og faktisk er meget sandsynligt, medmindre du gør noget ved det, vil du afbøde risikoen.
Når reaktionen er identificeret og aftalt, kan risikoejere udnævnes til at gennemføre handlingsplanen for risikostyring. Med andre ord har du brug for nogen, der skal være ansvarlige for at se gennem de opgaver, du er enige om i din plan.
Dette forbedrer tilliden ved: Viser din manager, at du har overvejet, hvad du skal gøre ved de ting, der kan forårsage problemer for dit projekt, og at du lægger planer for at reducere usikkerhed og risiko for projektet.
Trin 5: Gennemfør
Din risikostyringsplan skal nu indeholde, hvem der skal være ansvarlig for at udføre risikobegrænsende aktiviteter for hver risiko. De skal nu arbejde igennem disse opgaver, så du aktivt styrer de åbne risici.
Dette forbedrer tilliden ved: Demonstration for, at du og dit projektteam kan følge, hvad du sagde, du ville gøre. Ved at rapportere om, hvad du har opnået, og de risici, du har reduceret, viser det dit ledelsesteam, at du er seriøs med at levere og gøre det, der kræves for at fremtidssikre dit projekt mod problemer.
Når en risiko er gået - når den ikke længere er relevant, fordi den enten er sket eller ikke længere kan ske - kan du lukke den fra dit risikoregister.
Hvis du sætter denne projektrisikostyringsplan på plads, kan du adskille dig fra andre ledere. Din egen chef har beviset for, at du kan tænke strategisk og kreativt om, hvad der kan forårsage, at dit projekt løsnes, og - vigtigst af alt - gør noget ved det. Du vil være den person, der aktivt håndterer problemer, før de sker, fejer vejspærrer og er forberedt på noget!
At blive betragtet som god til at styre projektrisiko er en sikker måde at blive betragtet som et sikkert par hænder af ledelsen. Du har ikke brug for belastninger med erfaring eller certifikater for at kunne begynde at styre projektrisiko (selvom der findes formelle kvalifikationer i risikostyring). Denne lette fem-trinsproces betyder snart, at projektrisikostyring er integreret i dine projektplaner.
