Sådan spørger du om hjælp fra en projekt sponsor
Indhold
Forholdet mellem en projektleder og en projekt sponsor ligner en traditionel medarbejder / leder forhold. Projekt sponsoren er muligvis ikke projektlederens direkte manager eller endda i projektlederens kommandokæde. Projektsponsoren understøtter stadig projektlederen, da projektgruppen arbejder på at færdiggøre et projekt.
Ligesom en vejleder er en af de største måder en projekt sponsor understøtter en projektleder ved at håndtere problemer kun en person med projekt sponsorens organisatoriske hold kan håndtere. Når projektledere oplever problemer, som kun projekt sponsorer kan løse, her er de ting, som projektledere skal gøre.
Udstød alle andre muligheder
Projekt sponsorer har en tendens til at være på det organisatoriske niveau, hvor de fleste beslutninger er svære, fordi hvis en beslutning er let, træffes den på et lavere niveau. De er nødt til at tage hårde beslutninger hurtigt undertiden med begrænset information.
Som projektleder skal du sørge for, at du har udtømt alle andre muligheder for at løse dit problem, inden du går til projekt sponsoren. For eksempel kan du sige, at du har et projektteammedlem, der ikke lever op til sine forpligtelser. Inden du tager spørgsmålet til projekt sponsoren, skal du prøve at løse problemet en-til-en med projektteammedlemmet. Når det ikke fungerer, skal du gå til teammedlemets vejleder. Når dette ikke lykkes med at løse problemet, kan du tage problemet til projekt sponsor. Du har udtømt dine muligheder for at løse problemerne nedenfra og op. Nu kan projektsponsoren arbejde med spørgsmålet ovenfra og ned. Projektsponsoren skal finde ud af problemet med sin kammerat og informere dig om deres aftalte handlingsforløb.
Den sidste ting, du vil ske, er at få projekt sponsoren med en opløsning, du kunne have implementeret under din egen autoritet uden hjælp. Nogle gange sker dette. Alle begår fejl. Lær af disse situationer, når de opstår, og du vil være en bedre projektleder for det. Næste gang en lignende situation dukker op, vil du håndtere den bedre, end du gjorde før.
Vær specifik om, hvad du har brug for
Mens projekt sponsorer er vant til at arbejde ud fra ufuldstændige oplysninger, bør en projektleder ikke udelade relevant information. Det er vigtigt for projektsponsoren at have kontekst for den situation, der har brug for hans eller hendes opmærksomhed.
Når projekt sponsoren har en passende kontekst for beslutningen, skal du være specifik for det, du har brug for fra sponsoren. Har du brug for retningslinjer for, hvordan du går videre? Har du brug for tilladelse til at tage en bestemt handling? Har du brug for et problem, der er løst? Har du brug for ressourcer, som du ikke selv kan få?
Hvis du ikke har tænkt nøjagtigt igennem, hvad du har brug for, kan du muligvis træffe en beslutning om, hvad du har brug for, men finde ud af, at du senere tager fejl. Tænk over problemet, før du tager det til sponsoren for at minimere risikoen for at spilde hinandens tid.
Hold din anmodning fokuseret
Projekt sponsorer er travle mennesker. Utallige problemer trækker på deres skemaer, der suger deres tid væk.
Når en projektleder har et ægte behov for projekt sponsorens tid, er dette ikke en dårlig ting eller en indtrængen på sponsorens tid. Tiden, der bruges sammen med projektlederen og projekt sponsoren, bør være meget produktiv. Hold din anmodning fokuseret, så du kun bruger så meget af din sponsors tid som nødvendigt.
Når din sponsor oplever produktiv en-til-en gang med dig, ser han eller hun frem til dine møder. Mennesker på høje niveauer af organisationer bruger ofte deres tid på uproduktive møder, de skal være med på. Deltagelse i et produktivt møde kan være en energisk tempoændring for din projekt sponsor.
