Sådan organiseres en vellykket mediebegivenhed

Indhold

• Start med en pressemeddelelse
• Se telefonopkald
• Planlæg din begivenheds tid omhyggeligt
• Prøv ikke at gøre alt
• Gør det nemt at komme ind (og ud)
• Overvej Visuals
• Glem ikke et pressesæt
• Sørg for, at din mediekontakt er tilgængelig
• Brug medarbejdere med erfaring
• Forbered din erklæring på forhånd
• Hvad hvis reporteren ikke viser?

En af de nemmeste måder for din virksomhed at modtage gratis medieeksponering - ofte kendt som "tjente medier" - er gennem mediebegivenheder. Uanset om du går sammen med flere sponsorer for at hjælpe de mindre heldige eller holder en pressekonference for at annoncere en produktudgivelse, er der visse trin, du skal følge for at arrangere en vellykket mediebegivenhed.

Start med en pressemeddelelse

Afsendelse af din pressemeddelelse vil hjælpe medierne til at beslutte, om din historie er tilstrækkelig dækning. Derfor hjælper det med at holde din pressemeddelelse enkel og aldrig bruge nogen hype. Stationer og aviser er på udkig efter nyheder; de leder ikke efter et salgspiel.

Du har et vindue til at sende din pressemeddelelse. Du ønsker ikke at sende det for tidligt, og så bliver det glemt eller begravet, og du ønsker ikke at sende det for sent, når andre historier muligvis allerede er blevet tildelt, og de kan simpelthen ikke passe til din begivenhed Generelt er to til tre dage før din begivenhed nok avanceret varsel til at give pressetiden mulighed for at planlægge journalister.

Du vil også være sikker på, at du inkluderer retninger og eventuelle særlige instruktioner i din pressemeddelelse. Hvis din virksomheds hovedkvarter er på et sted, men din begivenhed er på din fabrik 30 miles væk, skal du gøre dette klart i din frigivelse.

Se telefonopkald

Når du har sendt din pressemeddelelse, kan du ringe til redaktørerne i aviserne eller producenterne på tv-stationerne for at kontrollere, at de modtager den. Det er alt hvad du skal bede om.

Det åbner ofte for samtalen for dem at fortælle dig, om de tror, ​​de vil være i stand til at komme eller ikke. Men selvom det ikke gør det, vil du ikke spørge, om de kommer. De vil være der, hvis de kan, men vil ikke give nogen løfter.

Husk, at nyheder eller tunge nyhedsdage muligvis forhindrer dem i at komme i sidste øjeblik. Du ønsker ikke at plage dem for at se, om de kommer, selv på begivenhedsdagen, når du står der og venter på, at journalister dukker op.

Du vil også se det tidspunkt, du ringer til. Opkald ti minutter før 17:00 kan virke som slutningen af ​​dagen for dig, men for en producent er det ti minutter, indtil en natlig nyhedsudsendelse. De bedste tider at ringe til er normalt omkring 10:00 og mellem 1:00 og 14:30.

Planlæg din begivenheds tid omhyggeligt

Alle arbejder med frister. Aviser har indstillet de tidspunkter, de lægger den næste dags udgave i seng. Det betyder, at hvis de kommer til dit arrangement kl. 17.00. på torsdag kan dækningen muligvis ikke vises før lørdag.

TV-stationer har generelt en formiddag, middag, 5:00, 6:00, 10:00 og / eller 11:00 p.m. nyhedsudsendelser i løbet af ugen, afhængigt af dit tv-marked. Få dækning, hvis din mediebegivenhed starter kl. 16:00. kan være meget vanskelig. De hopper ikke bare ind i deres nyhedsbil og kører som skøre for at få dit bånd på luften kl. 05.00. Der er et script, der skal skrives, og et bånd, der skal redigeres.

Planlæg din begivenhedstid, så det ikke kun er praktisk for journalisterne, men også øger dine chancer for at få mere øjeblikkelig eksponering.

Prøv ikke at gøre alt

Så fristende som det kan være at blive instruktør, skal du ikke fortælle reporteren, fotografer eller videografer, hvilke skud, du vil have dem til. Du ønsker at etablere et bestemt forhold til dem og indlede et forhold til avisen eller tv-stationen. Du vinder ingen venner ved at fortælle dem, hvordan de gør deres job.

Gør det nemt at komme ind (og ud)

Hvis du holder arrangementet på din 50.000 kvadratmeter store anlæg, og det område, du tillader medier, er i bagsiden af ​​bygningen, skal du give dem så let adgang som muligt. Lad dem ikke parkere i fronten af ​​bygningen, og tag derefter deres udstyr helt tilbage, hvis du kan hjælpe det. Hvis der er en måde at køre bagpå på, skal du fortælle medierne kørevejledningen i din pressemeddelelse og markere klart, når de ankommer.

Du vil også overveje, hvilket område af din facilitet der strengt er uden for grænserne. Hvis du for eksempel ikke kan undgå en lang gåtur, vil du virkelig, at medierne skal gå gennem hele bygningen med kameraer? Det betyder ikke, at de vil begynde at skyde, hvad de vil. Men mange virksomheder har strenge politikker for, hvor kameraer og ikke-ansatte kan gå af proprietære grunde.

Overvej Visuals

Tænk nøje over dine visuals. Giv medierne så meget praktisk oplevelse som muligt. At tale om et produkt i en halv time og derefter henvise til billedet i brochuren er noget, som medierne ikke engang skal dukke op for. Husk, at de videregiver grafik til dine potentielle kunder - deres seere eller læsere - så det er vigtigt at have dit publikum i tankerne, så du kan få den dækning, du har brug for.

Glem ikke et pressesæt

Medtag oplysningerne om din begivenhed, og del den ud til medierne. Denne info hjælper dem med at skrive historien, men hjælper dig også med at have mere kontrol over nyhederne, da du giver dem den vigtige info.

Sørg for, at din mediekontakt er tilgængelig

Glem ikke at stille din mediekontakt tilgængelig for spørgsmål. Hvis en reporter har yderligere spørgsmål, skal de hurtigt kunne få fat i din mediekontakt. Sørg for at medtage mediekontaktens telefonnummer og enhver anden kontaktinformation i dit pressesæt.

Brug medarbejdere med erfaring

Du behøver ikke at begrænse din begivenheds talspersoner til din egen mediekontakt. Hvis en medarbejder kan give en bedre soundbite, fordi de har haft mere erfaring med at udvikle og arbejde med et bestemt produkt, gør dem under alle omstændigheder tilgængelige for spørgsmål.

Forbered din erklæring på forhånd

Hvis du planlægger at tale med kameraet eller med en avisreporter, skal du tænke over, hvad du vil sige i forvejen. Det kan hjælpe at have en ven, der ikke er bekendt med din virksomhed, til at læse over dit pressesæt og stille spørgsmål, de har. Fra disse spørgsmål såvel som nogle ideer om brainstorming, kom med en liste over svar. Du ønsker ikke at lyd indøvet, men du vil ikke lyde uforberedt eller sige "Umm ..." meget heller.

Du vil også overveje de forskellige typer medier. Avisen har forskellige behov end tv og vice versa. En avisreporter stiller dig måske spørgsmål, der er meget anderledes end en TV-reporter. Hvert medium har forskellige måder at præsentere dine nyheder på, så de har brug for den type, der passer bedst til deres publikum.

Hvad hvis reporteren ikke viser?

Stationen eller avisen kan meget vel sende en fotograf eller videograf i stedet for en reporter. Det betyder ikke, at din historie ikke er vigtig for dem. De ville ikke være der, hvis de ikke havde planer om at give din historiedækning, så behandl den, der viser sig godt.

Hvis en videograf tapper deres udstyr, skal du ikke give dem et pressesæt lige da. Tilbyd at bære det for dem, indtil de har været i stand til at få de skud, de har brug for. At behandle dem som en andenklasses borger vil komme tilbage til stationen og kan skade dine chancer for fremtidig dækning.