Praksis med mødehåndtering hjælper med at forbedre produktiviteten
Indhold
- Meeting Management Key - Stand PAT
- Start dine møder til tiden
- Hold mødet om emnet
- Opbevar og distribuer mødeanvisninger / protokoller
- Bundlinjen
Vi tilbringer meget af vores arbejdsliv i møder. I mange tilfælde resulterer dårlig mødehåndteringspraksis i uproduktiv brug af deltagernes tid. I en relateret artikel tilbyder vi vejledning i at omdanne fem almindelige mødescenarier til produktive begivenheder. Her er yderligere ideer til støtte for styrkelse af mødernes nyttighed, produktivitet og indvirkning.
Meeting Management Key - Stand PAT
Nogle ledere ansætter en P.A.T. tilgang til møder, der kræver a Purpose, en ENgenda, og en Timeframe. Bevæbning af deltagerne med disse kritiske kontekstpunkter forud for sessionen sikrer, at folk dukker op parat til at deltage og understøtte mødets overordnede intention. En klar P.A.T. disposition hjælper med at sikre en produktiv session.
Du skal være i stand til at definere formålet med mødet i højst 1 eller 2 sætninger. "Dette møde er at planlægge den nye marketingkampagne" eller "dette møde skal gennemgå forsendelsens nye politik for håndtering af returneringer." Formålet hjælper med at sikre, at alle ved, hvorfor de er der, hvad der skal gøres, og hvordan man kan styre fremskridt og køre for en konklusion.
Sæt en dagsorden. Liste over de emner, du skal gennemgå / diskutere / inspicere. Vi vil gerne tildele en tidsbegrænsning til hver dagsordenpost (se nedenfor) og identificere den person, der er ansvarlig for at moderere diskussionen. Angiv en tidsramme; indstil i det mindste en start- og sluttid. Vi anbefaler også at indstille en varighed for hvert punkt på dagsordenen. Disse skal svare til den overordnede mødetid.
Start dine møder til tiden
Hvis du arbejder i en af disse kulturer, hvor folk drypper ind i møder helt op til fem eller ti minutter efter den planlagte starttid, er det tid til at starte en ny tendens. Et firma opfordrer sine ledere til at lukke døren på det planlagte starttidspunkt, og de, der er sent, er ikke velkomne til at deltage. Selvom dette kan være mere drakonisk end du plejer at handle, skal du ikke have nogen betænkeligheder med at bringe mødet til orden, gennemgå formålet og bekræfte forventninger og timing.
Vent ikke på, at striglere dukker op. Når nogen ankommer sent, skal du ikke gå tilbage og gennemgå, hvad der allerede er dækket. Fortsæt med dine mødeemner. Dette vil være akavet for straggleren og forbedre oddsene for, at han / hun kommer til tiden på det næste møde.
Hvis mødearrangøren / sponsoren ikke møder til tiden, skal du overveje mødet aflyst og gå tilbage til arbejde. En ventetid på fem til syv minutter er rimelig. Odds er, at mødearrangøren løb ud i en uventet vanskelighed og foretrækker, at du ikke spilder din tid på at vente på ham / hende.
Hold mødet om emnet
En god praksis er at tildele nogen rollen som at holde alle på sporet under mødet. For ofte drifter diskussioner og nedbrydes derefter til en hvirvel af meninger, ideer, fakta og følelser. Tildel i stedet rollen og informere alle, der er til stede, om, at denne person vil interjicere, hvis og når diskussionen afviger fra dagsordenen og den specifikke diskussionspost. I nogle virksomheder omtales denne rolle som "Traffic Cope", i andre, "Topic Keeper." Uanset mærket er rollen yderst hjælpsom til at styrke effektiviteten og produktiviteten af dine møder.
Hvis der opstår yderligere emner, der ikke er på dagsordenen, men som er vigtige at diskutere, skal disse tydeligt fanges og placeres på "parkeringspladsen" til fremtidig overvejelse og diskussion eller til et diskret møde. Mødeejeren forbeholder sig retten til at tillade en mindre divergerende diskussion, hvis den understøtter det overordnede mødeformål.
Opbevar og distribuer mødeanvisninger / protokoller
En anden, end mødearrangøren, skal føre protokoller fra mødet. En god optagelse af protokollen inkluderer:
- Mødetid, dato, placering
- Beskrivelse af formålet
- Kopi af dagsordenen
- Liste over deltagere og en liste over dem, der ikke deltog
- En detaljeret oversigt over konklusioner, handlingsemner, ansvar og datoer for færdiggørelse. Mange notører bruger dagsordenen som en guide til at liste over konklusioner og handlinger.
- Planlagt opfølgningsmøde, hvis det virkelig er nødvendigt.
Udbyd ideelt set mødeanmeldingerne så hurtigt som muligt efter mødets afslutning og absolut inden for en arbejdsdag. Protokollen og notaterne fungerer som en vigtig påmindelse for deltagere såvel som en informationskilde for andre interessenter eller for dem, der gik glip af mødet. Protokollerne er et fantastisk værktøj til at udnytte til at minde folk og teams om deres engagerede opfølgningshandlinger.
Bundlinjen
Det er muligt, at et møde vil resultere i et positivt resultat, hjælpe med at fremdrage projekter og folk fremad, bare ikke stole på det. Nogle omhu og bevidst styrkelse af dine mødehåndteringsteknikker vil forbedre dine chancer for at få et godt resultat.
