Brug af organisationsdiagrammer som et styringsværktøj
Indhold
- "Standard" organisationsdiagrammer
- Forvirrende organisationsdiagrammer
- Organisationsdiagrammer som et styringsværktøj
- Måden det skal gøres
- Måden et org-diagram skal være
Organisationsdiagrammer, eller for kort, organdiagrammer, bruges til at vise folk den organisations planlagte struktur. Denne "formelle" organisation skal afspejle virksomhedens magtstruktur. Undertiden tjener Org-diagrammerne kun til at forvirre folk om, hvad strukturen virkelig er. Dette er normalt ikke forsætligt, men TEKNIK snarere reflekterer forvirringen hos de involverede mennesker.
Det er imidlertid også muligt at bruge et Org Chart som et styringsværktøj til at fremme opfyldelsen af din organisations mål. Vi vil undersøge typiske eksempler på "standard" Org-diagrammer. Vi vil se på forvirrende Org-diagrammer. Endelig drøfter vi brugen af Org Chart som et styringsværktøj.
"Standard" organisationsdiagrammer
Standardorgandiagrammer bruges typisk til at vise mennesker organisationens tilsigtede struktur. Denne "formelle" organisation skal afspejle virksomhedens magtstruktur. Ofte afspejler det kun ansvarsstrukturen. Den reelle magt i organisationen følger ofte kommunikationslinjer i stedet for linjer i Org Chart.
Diagrammerne er typisk pyramidale i form. De viser den ansvarlige øverst. Nedenfor er grupperede underordnede, normalt i gradvist mindre bokse. Normalt opfattes individer, der vises på det samme horisontale niveau i Org Chart, for at være "peers" i organisationen.
Dette organskema fra Imperial College's Department of Computing (DOC) er typisk for pyramidekortet. Institutlederen har fem direktører, der rapporterer direkte til ham, plus et vicechef og et søgningsudvalg. Hver af direktørerne har deres direkte rapporter vist i de grønne ovaler under deres udvalg.
Forvirrende organisationsdiagrammer
Undertiden kan Org-diagrammerne forvirre folk med hensyn til, hvad strukturen virkelig er. Dette er normalt ikke forsætligt, men afspejler snarere forvirringen hos de involverede mennesker. Hvis du er usikker på gruppens funktionelle forhold, eller hvis de ofte ændrer sig, er det næsten umuligt at nøjagtigt tegne dem.
Det mest almindelige sted at finde forvirrende Org-diagrammer er måske i den amerikanske føderale regering. Orgdiagrammet for Oak Ridge National Laboratory's afdeling for videnskab og matematik formidler ikke hurtigt en forståelse af organisationens struktur. Det ser ud til at antyde, at elleve funktioner rapporterer direkte til direktøren.
Mens kontrolintervallet (antallet af direkte rapporter, som en leder effektivt kan føre tilsyn med) varierer betydeligt, har vi svært ved at tro, at dette er en optimalt fungerende organisation. Nogle af funktionernes ledere er sandsynligvis "mere lige". Hvis vi skulle kortlægge kommunikationsstrømmen inden for denne organisation, og hvor lang tid hver underordnede tilbragte sammen med instruktøren, ville nogle af de direkte rapporter sandsynligvis skulle omklassificeres som underordnede andre funktioner.
Organisationsdiagrammer som et styringsværktøj
Orgdiagrammer er normalt en reaktiv, snarere end en proaktiv enhed. Vi har oprettet en organisation eller lade en udvikle sig, og den er vokset. Det er ikke længere klart for menneskerne i organisationen eller for de mennesker, som de interagerer med, hvem der er ansvarlig for hvad. Så vi tegner en masse kasser og linjer for at vise alle, hvad der gør hvad. Derefter tilføjer vi stiplede linjer og lignende kunstige enheder for at vise, at det, vi tegnede først, ikke virkelig altid er tilfældet.
En bedre mulighed er imidlertid at lave et Org Chart, der reflekterer, hvor du vil organisationen skal hen, i stedet for blot at afspejle, hvordan det er nu. Hvis du vil have en flad, vandret organisation, skal du tegne Org Chart på den måde. Vis, at seks eller otte (eller endda elleve, som vi så ovenfor), rapporterer til VP. Vis, at alle ti programmerere rapporterer direkte til projektlederen.
Hvis din organisation er afhængig af kvalitetscirkler eller produktionsteam for at udføre sin mission, skal du vise det i dit orgdiagram. Føler dig ikke tvunget til at holde sig til vandrette grupperinger og lodrette linjer. Hvis dine medarbejdere tydeligere forstår deres roller ved at gøre det, kan du bruge cirkler, omvendte trekanter eller hvad du ellers har brug for.
Der er mange softwareprodukter på markedet for at hjælpe dig med at vise, hvordan du vil have din organisation til at fungere. OrgPlus er et eksempel på den slags værktøjer, der kan bruges til at afklare mange aspekter af virksomheden, herunder Org Charts.
Måden det skal gøres
Eksemplet nedenfor er en gengivelse af et orgdiagram, der imponerede mig meget. Det blev frigivet for at indlede en ny æra for en virksomhed, der krævede kreativ, ny handling fra alle dens medarbejdere.
Det viser klart den flade, horisontale struktur, der er beregnet til at fremme kommunikation og innovation. Det viser tydeligt det team, der er dannet af de to øverste officerer, hvilket indikerer, hvad medarbejderne forventes at gøre. Alligevel bevarer det de entydige linjer med det endelige ansvar. Præsidenten leder klart virksomheden, men alle andre ved, at de er nødt til at gøre deres del for at få succes.
Måden et org-diagram skal være
Det er stadig for tidligt at se, om dette Org-diagram vil have den ønskede effekt. Det har været på plads kun et par uger. Virksomhedens officerer har imidlertid klart brugt det som et effektivt styringsværktøj til at hjælpe med at drive deres organisation mod dens nye mål.
