10 tidløse tidsstyringsteknikker

Indhold

• 1) Fastlæg prioriterede mål
• 2) Følg 80/20-reglen
• 3) Lær at sige nej
• 4) Overvinde udsættelse ved hjælp af 4D-systemet
• 5) Spis frøen
• 6) Reducer antallet af møder
• 7) Glaskanden: klipper, småsten, sand
• 8) Fjern elektroniske tidskræftere
• 9) Bliv organiseret
• 10) Pas på dit helbred

Tidsstyring handler egentlig om at styre dig selv. Du kan ikke rigtig ”styre” tiden, fordi der er 24 timer i døgnet, 60 minutter i timen, 60 sekunder på et minut - og det ændrer sig aldrig. Du kan dog kontrollere, hvor og hvordan du bruger din tid og tage handlinger for at reducere eller eliminere tidsspild. Her er ti tidløse måder at tage kontrol over din tidsplan hver dag for at få mest muligt ud af den tid, du har til rådighed.

1) Fastlæg prioriterede mål

Uden mål kan du opleve, at du har en tendens til at jage efter hvad der synes mest presserende eller stirrer dig i ansigtet. Det er svært at ikke blive distraheret af skinnende genstande. For at forhindre dette, skal du regne ud dine sande dine prioriteringer i livet og gå hen imod dem ved at indstille årlige, månedlige, ugentlige og daglige mål eller ønskede resultater. Ranger hver af disse ved hjælp af følgende system:

• Betydning: (A = høj, B = medium, C = lav)
• Hastighed: (1 = høj, 2 = medium, 3 = lav)

Arbejd altid først med de mest presserende og vigtige mål og opgaver (A1), og gå derefter ned på din liste.

2) Følg 80/20-reglen

Reglen 80/20, også kendt som Paretos princip, siger, at 80 procent af dine resultater kommer fra 20 procent af dine handlinger. Det er en måde at se din tidsforbrug på, prioritere dine valgte opgaver i forhold til dine vigtigste mål. Fokuserer du på de 20 procent af aktiviteterne, der producerer 80 procent af dine ønskede resultater?

3) Lær at sige nej

Selvom det er dejligt at være en holdspiller, er det også vigtigt at vide, hvornår og hvordan man skal være påståelig og lade folk vide, at du ikke kan håndtere deres anmodning i øjeblikket, hvis det er i konflikt med dig, når du når dine mål. Hvis du er enig i at påtage sig opgaven, skal du forhandle en frist, der hjælper dem med at nå deres mål uden at ofre dine egne.

4) Overvinde udsættelse ved hjælp af 4D-systemet

• Slet det: Hvad er konsekvenserne af ikke at udføre opgaven overhovedet? Overvej 80/20 reglen; måske behøver det ikke ske i første omgang.
• Delegere det: Hvis opgaven er vigtig, skal du spørge dig selv, om det virkelig er noget, du er ansvarlig for at gøre i første omgang. Kan opgaven gives til en anden?
• Gør det nu: Efter udsættelse af en vigtig opgave, der kun skal udføres, skaber du følelser af angst og stress. Gør det så tidligt på dagen, som du kan.
• Udsætte: Hvis opgaven er en, der ikke kan udføres hurtigt og ikke er et højt prioriteret emne, skal du blot udsætte den.

5) Spis frøen

For at citere Brian Tracey fra sin bog, "Eat That Frog,"

"Hvis den første ting, du gør hver morgen, er at spise en levende frø, kan du gennemgå dagen med tilfredshed med at vide, at det sandsynligvis er det værste, der vil ske dig hele dagen lang."

Dine frøer hver dag er de opgaver, der vil have den største indflydelse på at nå dine mål, som normalt er de opgaver, som du mest sandsynligt vil udsætte for at starte.

6) Reducer antallet af møder

Dårligt kørte møder er tidsspild, ganget med antallet af mennesker på mødet. Sørg for, at du har en dagsorden, og at du ikke bare har et møde for at have et møde.

7) Glaskanden: klipper, småsten, sand

Kategoriser dit arbejde på denne måde:

• Klipper: Dine vigtigste strategiske projekter
• Pebbles: Projekter og opgaver, der er vigtige, men ikke de mest kritiske
• Sand: Mindre, mere ubetydelige opgaver

Tag fat i klipperne først. Hvis du fortsat tackle de små ting (sandet og småsten) og ikke de vigtige strategiske ting, klipperne, vil din krukke hurtigt blive fyldt uden plads til flere klipper.

8) Fjern elektroniske tidskræftere

Alle har visse distraktioner, der afbryder dem og tager deres tid væk fra deres arbejde. Er din Facebook? Twitter? E-mail-kontrol? Kontinuerlig besked med venner og familie? Stop med at tjekke dem så ofte, og start batching af disse typer aktiviteter. Indstil et klokkeslæt, og kontroller derefter og behandle dem alle på én gang. Giv dig selv 30 minutter, og kom derefter tilbage på opgaven.

9) Bliv organiseret

For effektivt at styre din tid og være produktive hver dag, er du nødt til at skabe det rigtige miljø. Fjern unyttig rod, indstil et effektivt arkiveringssystem, har et nærliggende sted til alle de arbejdsemner, du ofte har brug for, og brug arbejdsgangsstyringsværktøjer til at hjælpe dig med at skabe et produktivt miljø.

10) Pas på dit helbred

En god nats søvn, sund kost og motion giver dig den energi, fokus og udholdenhed, der kræves for at få mest muligt ud af din dag. Det ser ud til, at arbejde er vigtigere, og du kan altid indhente søvn, mad og motion senere. Hvis du mister dit helbred, kan du dog ikke arbejde eller gøre meget af noget andet for den sags skyld, så du skal ikke snuble på at passe på dig selv.