Projektcharterens rolle og formål
Indhold
- Projektbaggrund
- Interessenter
- mål
- Budget
- Risici
- Milepæle
- Projektleder autoritetsniveauer
- Godkendelse af projektcharteret
Et projektcharter skitserer formelt et projekt i en organisation. Det dækker omfanget af, hvad projektet vil opnå, såvel som de involverede personer, milepæle, budget og mulige risici. Mange organisationer betragter dette dokument som en væsentlig del af projektplanlægningen - skønt det ikke er det samme som en projektplan, fordi det ikke kommer ind på detaljerne om individuelle opgaver i projektet.
Et effektivt projektcharter kan gøre følgende:
- Kortlægge projektomfang og mål
- Sørg for, at projekt sponsorer og alle interessenter er på linje med et projekt
- Vær en klar, enkel reference for alle involverede i et projekt
- Hjælp projekt sponsorer med at godkende interessenter, når der stadig er behov for buy-in
Projektchartere kan variere afhængigt af projekttype og organisation, men de grundlæggende elementer inkluderer normalt projektbaggrund, interessenter, budget, risici, milepæle,
Projektbaggrund
Den første sektion af et projektcharter tilbyder grundlæggende detaljer såsom projektets navn, projekt sponsorer og manager og datoen for udarbejdelse af dokumentet.
Dette afsnit forklarer også projektets formål. Du kan henvise til en forretningssag eller kontrakten, der driver projektet, eller blot præcisere, hvorfor det er vigtigt for organisationen. Det skal behandle, hvorfor dette projekt blev startet: Løser det et problem for virksomheden? Tar det op på en ny tendens? Understøtter det virksomhedens overordnede strategiske retning?
Interessenter
Dette skitserer de mennesker og afdelinger, der er involveret i projektet. Det vil ikke komme ind i det pittige, hver eneste opgave i projektet, men i stedet anerkende generelle roller og involvering. For eksempel kan du liste over de vigtigste projekt sponsorer, lede projektledere, teammedlemmer, eventuelle outsourcede medarbejdere eller partnere og klienter, hvis relevant. Større projekter viser muligvis ikke hver enkelt involverede person, men kan i stedet bemærke, at afdelingslederen for et bestemt aspekt af et projekt.
mål
Her svarer du på spørgsmålet, "Hvordan ved vi, hvornår vi er færdige?" Det inkluderer, hvad du forventer, at projektet skal levere, og hvordan du ved, om du er kommet der. F.eks. I et projekt, der skal lancere et tidsregistreringssystem for alle afdelinger, kunne målet være: "Alle hold bruger timesedelsystemet ved udgangen af året."
Noter også, hvem der vil være ansvarlig for at blive enige om, at du har nået dette mål. Det undgår problemer i slutningen af projektet, hvor pludselig ingen er parate til at underskrive arbejdet som afsluttet.
Budget
På dette tidspunkt har du muligvis ikke alle detaljer om projektopgaverne, så du kan ikke sammensætte et fuldt og detaljeret projektbudget. Du kan dog notere eventuelle budgetmæssige begrænsninger eller skøn på højt niveau af forventede omkostninger.
Risici
Alle projekter har risici. Dette afsnit af projektcharteret danner den tidlige version af din projektrisikolog. Dokumenter eventuelle risici, som du ved om på dette tidspunkt, så ledelsesteamet kan se, hvad der kan påvirke projektet fremover.
Milepæle
Hvis du ved, at milepæle på højt niveau inkluderes dem i projektcharteret i dette afsnit. I det mindste skal du medtage estimerede projektstart- og slutdatoer. Du skal også anføre drop-dead datoer eller noget, der er angivet i de kontrakter, du arbejder med. Du kan overføre disse milepæle til dit Gantt-diagram senere, når du kommer til at udarbejde en mere detaljeret projektplan.
Projektleder autoritetsniveauer
Medmindre det er klart og dokumenteret et andet sted, er det værd at medtage et afsnit i chartret om, hvad projektlederen kan gøre uden at få yderligere afmelding fra en mere senior. Det relaterer generelt til, hvad toleranceniveauet er indstillet på budgettet og tidsplanerne, og det ville blive udtrykt som dette: ”Projektleder har en 10% -tolerance på budgettet og en 5% -tolerance efter planen. Enhver afvigelse over disse godkendte grænser skal underskrives af projekt sponsoren. ”
Du kan udvide dette afsnit til at specificere, hvilken, hvilken myndighed projektlederen har om ansættelse og fyring af personale fra projektteamet.
Godkendelse af projektcharteret
Den sidste del af projektcharteret er godkendelsesafsnittet. Projektleder og projekt sponsor (eller den person, der startede arbejdet, hvis en sponsor på længere sigt endnu ikke er udpeget) skal underskrive og datere dokumentet. I dag er det sandsynligvis via e-mail, så gem en kopi af e-mail-tilladelsen i dine projektfiler, hvis du bliver nødt til at henvise tilbage til den.
