Refusion for medarbejdernes kilometertal

Indhold

• Virksomheds kilometertal refusionssatser
• Refusion af statslige medarbejdere
• Krav til refusion af biludgifter
• Andre måder arbejdsgivere kompenserer ansatte for biludgifter
• Skattekonsekvenser for refusion af kilometertal
• Uudbetalte biludgifter

Medarbejdergodtgørelse for brug af din egen bil vil variere noget fra arbejdsgiver og sektor, men de fleste organisationer kompenserer medarbejdere til cirka den standardkørsel, der er indstillet af IRS eller den privatejede køretøjsgodtgørelsesgrad. Satsen fastsættes hvert år af General Services Administration (GSA) baseret på forskning udført af et uafhængigt konsulentfirma vedrørende aktuelle omkostninger til anvendelse af et køretøj.

For 2020 er den faste kilometertariffer sats sat til 57,5 ​​cent pr. Rejset kilometer, ned fra 58 cent for 2019. Denne faste, standardrate inkluderer omkostningerne til forsikring, registrering, gas, olie og vedligeholdelse. kører meget for arbejde, dette kan resultere i et betydeligt fradrag.

Virksomheds kilometertal refusionssatser

De fleste arbejdsgivere refunderer til IRS- eller GSA-kursen, da de kan trække op til dette beløb som en udgift, når de indgiver deres selvangivelse, selvom der er andre komplekse skatteformler, som arbejdsgivere kan bruge. Når det er vanskeligt at finde kvalificerede arbejdstagere under økonomiske udvidelser, er det mere sandsynligt, at arbejdsgivere leverer konkurrencedygtige refusionssatser.

Internal Revenue Service kræver, at refusionen betales separat fra lønnen uden tilbageholdelse af skatter. Nogle arbejdsgivere behandler derfor udgiftsbetalinger gennem det betalingssystem, der skal adskilles fra lønningslisten og for at opretholde overholdelsen af ​​IRS-love.

Hvis din arbejdsgiver refunderer til eller i nærheden af ​​GSA- eller IRS-satsen, kan du være sikker på, at du får en rimelig aftale.

Refusion af statslige medarbejdere

Regeringsansatte refunderes altid til nøjagtigt GSA-satsen, hvis brugen af ​​en privat ejet bil er godkendt, eller når der ikke er nogen offentlig køretøj tilgængelig.

Krav til refusion af biludgifter

Du skal angive en kilometertal, gaskvitteringer og dokumentation af enhver anden tilladt modtagelse af udgifter relateret til din bil. Uden detaljerede poster kan din udgiftsrapport blive afvist. Eller værre, din arbejdsgiver kan potentielt træffe disciplinær handling, hvis han mener, at din påstand kan være svigagtig. Mange arbejdsgivere kræver samtidig journalføring, ligesom IRS. Forsøg ikke at estimere din kilometertal, da det kan være i strid med din arbejdsgivers politik.

At holde pen og papir i din bil er en metode, omend en kedelig metode; et bedre valg er en sporingsapp, som automatisk sporer dine ture i en samtidige log, som du kan udskrive eller downloade. Det er en effektiv måde at holde styr på kilometertal, start- og slutpunkter og det forretningsmæssige formål for drevet at medtage i din udgiftsrapport.

Andre måder arbejdsgivere kompenserer ansatte for biludgifter

Ifølge Society for Human Resource Management er disse almindelige alternativer til kilometergodtgørelse, da måder for arbejdsgivere at kompensere ansatte for udgifter til forretningsdrivning er:

Flad bilgodtgørelse.Arbejdsgivere giver ansatte en fast biltillæg, såsom $ 400 pr. Måned, til at dække udgifterne til brændstof, slid, dæk og mere.

FAVR-programmer.Arbejdsgivere refunderer ansatte under en fast og variabel sats (FAVR) refusionsprogram, hvor ansatte refunderes for faste omkostninger (såsom forsikring, skatter og registreringsgebyrer) og variable køretøjsudgifter (såsom brændstof og vedligeholdelse). Refusionerne er skattefri for ansatte, hvis visse udgiftsregnskabskrav er opfyldt.

Skattekonsekvenser for refusion af kilometertal

Kilometergodtgørelser betragtes som skattefri udbetaling af arbejdsgivere, så længe de er dokumenteret og ikke overstiger dine faktiske udgifter. Din arbejdsgiver kan dog ikke direkte betale for driftsomkostninger som reparationer eller vedligeholdelse af din bil uden skattemæssige konsekvenser. Andre udgifter som f.eks. Vejafgifter, der er direkte relateret til forretningstransport, kan godtgøres uden beskatning, forudsat at du har kvitteringer.

Nogle arbejdsgivere yder en månedlig godtgørelse for biludgifter. Hvis medarbejderne skal fremlægge registre over udgifter, beskattes de kun for ethvert modtaget beløb ud over de registrerede udgifter. Hvis arbejdsgivere ikke har brug for dokumentation, kan godtgørelsen være beskattet.

Uudbetalte biludgifter

Fra og med skatteåret 2018 med gennemførelsen af ​​skattelettelses- og jobloven er arbejdstagere ikke længere i stand til at trække uudbetalte biludgifter. I 2017 og tidligere år var disse udgifter fradragsberettigede i det omfang, de oversteg 2% af den justerede bruttoindkomst. Så arbejdstagere, der vil køre i vid udstrækning som en del af udførelsen af ​​deres jobansvar, bør nøje evaluere virksomhedens refusionspolitikker, når de gennemgår jobtilbud.

Hvis en arbejdsgiver typisk ikke refunderer biludgifter, kan du muligvis tilbyde at reducere lønnen i bytte for refusion, da refusionen bliver beskyttet mod beskatning, hvis udgifterne dokumenteres korrekt. Alternativt kan du forhandle en højere løn for at redegøre for den tillægsskattebyrde, der følger af den nye skattelov.

I henhold til IRS, til trods for suspension af diverse specificerede fradrag, fratrækkes ikke fradrag for udgifter, der er fradragsberettigede ved beregningen af ​​den justerede bruttoindkomst. F.eks. Er medlemmer af en reservekomponent i De væbnede styrker i De Forenede Stater (væbnede styrker), statslige eller lokale myndigheder betalt mod gebyr, og visse udøvende kunstnere har ret til at fratrække uudbetalte rejseudgifter til medarbejdere som en justering af den samlede indkomst på linje 24 i skema 1 i formular 1040 - 3 - (2018), ikke som en specificeret fradrag i skema A i formular 1040 (2018), og kan derfor fortsætte med at bruge forretningsstandardens kilometertal.

Oplysningerne i denne artikel er ikke skattemæssig eller juridisk rådgivning og kan ikke erstatte sådanne råd. Statlige og føderale love ændres ofte, og oplysningerne i denne artikel afspejler muligvis ikke din egen stats love eller de seneste ændringer af loven.