Udfordringer og fordele ved matrixadministration på arbejdspladsen

Indhold

• Hvor Matrix Management giver mening
• Hvor matrixhåndtering ikke er ideel
• Sorter af Matrix Management Styles
• Udfordringer med Matrix Management
• Medarbejdernøgler til succes

Matrixadministration bruges ofte i organisationer til at dele medarbejdere og ressourcer på tværs af funktioner. I et matrixadministrationssystem har en person en primær rapporteringschef, mens han også arbejder for en eller flere ledere, typisk på projekter.

Der er forskellige typer matrixadministrationsformater og forskellige metoder til at overvinde de udfordringer, der følger med dem. Du skal vide, om det er passende at bruge matrixstyring, og hvilken stil du skal anvende.

Hvor Matrix Management giver mening

Matrix management er ideel til at dele talent og færdigheder på tværs af afdelinger. Det er et særligt praktisk system, når man udvikler nye produkter - det giver individer fra forskellige funktioner i en organisation mulighed for at arbejde under en projektleder for at skabe noget nyt og unikt. Dette giver teamet evnen til at trække på forskellige kvalifikationssæt fra flere discipliner, hvilket styrker projektgruppen.

Det er også en god måde at skære ned på omkostninger på - en matrixtilgang til projekter er typisk billigere end at etablere dedikerede projektteam. Holdmedlemmernes mangfoldighed gør teamet overlegent i forhold til mange rent funktionelle teams.

Hvor matrixhåndtering ikke er ideel

Selvom der er mange potentielle fordele ved denne fleksible stil af holdstruktur, er der nogle tilfælde, hvor det ikke er ideelt. Disse inkluderer:

• Et projekt forventes at være langsigtet. Et dedikeret team med en fast opgave kan være optimal
• Situationer, hvor en medarbejders færdigheder er missionskritiske for en bestemt funktion. Deling af denne person kan reducere effektiviteten af ​​denne funktion

Sorter af Matrix Management Styles

Typerne af matrixadministrationsformater afhænger af den magt, der gives til projektlederen, der fører det tværfunktionelle initiativ. Der er tre typer projektteamstilarter: svag matrix, afbalanceret matrix og stærke matrixhold.

Det hårde matrixformat ligner et dedikeret team, hvor teammedlemmerne har en klar linje med rapportering til projektlederen. Projektlederen er den funktionelle manager, indtil projektet afsluttes. Generelt mister den funktion, som teammedlemmet tilhører, vedkommende i projektets varighed.

I den afbalancerede matrixform rapporterer teammedlemmer til både projektleder og funktionsleder. I denne form forventes det, at medlemmer generelt arbejder på projektet og i deres funktion og holder begge ledere informeret.

Den svage matrixform betyder typisk, at projektlederen skal kommunikere med de funktionelle ledere for hvert respektive teammedlem. Hvert medlem rapporterer til deres funktionelle manager for opgaver på begge funktioner og det projekt, de er tildelt.

Udfordringer med Matrix Management

Selvom der er mange fordele ved en matrixhåndteringsmetode, er der også udfordringer. Et antal af disse inkluderer:

• Potentialet for deltagere at være i konflikt mellem forskellige ledere og prioriteter
• Kommunikationsforvirring mellem og på tværs af projekter og funktioner
• Tab af klarhed om, hvem der er ansvarlig for evaluering af resultater
• Ingen bestemmelse om ansvar for coaching og faglig udvikling
• Individuel kapacitetsreduktion, efterhånden som deltagerne strækkes over for mange initiativer
• Nedsat effektivitet blandt funktionelle teams, der har arbejdet sammen i nogen tid
• Tab af organisatorisk læring og teamlæring, fordi individer kun er involveret i en kort varighed

For at reducere forvirring, konflikter og tab af klarhed skal ansvar defineres i projektcharteret eller aftales af de involverede ledere.

Medlemmer, der er tildelt et projekt, skal gennemgås grundigt for at sikre, at de er i stand til at håndtere stigningen i arbejdsomfanget. Forskellige former for matrixformater bør udforskes for at sikre, at den rette vælges til teammedlemmers og firmaets evner.

Dokumentation skal være grundig og gennem hele projektet for at beskytte de erfaringer, der læres, og give holdmedlemmer evalueringsinformation.

Medarbejdernøgler til succes

At arbejde i et matrixmiljø kan være både givende og frustrerende. Din eksponering for forskellige initiativer og kolleger vil støtte læring og forhold til udvikling. Det er dog vigtigt for en medarbejder, der arbejder i en matrix, at forstå din virksomheds tilgang til din evaluering og udvikling. Nogle handlinger, du kan udføre som matrixteammedlem er:

• Løs identiteten af ​​din primære rapporteringsadministrator
• Klar, hvordan input fra dine forskellige matrixadministratorer vil blive fanget og afspejles i din præstationsevaluering
• Oprethold en regelmæssig dialog med din rapport til manager for at holde dem informeret om dine fremskridt og prioriteter
• Identificer modstridende prioriteter og mæglerdiskussioner mellem de forskellige ledere for at afklare enhver forvirring
• Tag initiativ til at foreslå eller opmuntre din rapporteringsleder til at investere i din professionelle udvikling gennem træning, uddannelse og coaching
• Få støtte fra dine matrixadministratorer til disse anstrengelser
• Dokumenter alt. Skriv et memo til dig selv hver dag angående komplikationer og succeser. På denne måde har du dokumentation for din præstation og arbejde gennem projektet

Der er fordele og ulemper ved enhver ledelsesstruktur og tilgang. Matrixhåndtering er ikke ideel i alle tilfælde, og det kan skabe stress for deltagere, hvor kravene overstiger tiden og de disponible ressourcer.

Matrix management kan tilbyde adgang til specialiseret viden midlertidigt og samtidig være mere omkostningseffektiv end at stole på dedikerede teams. For at lykkes med matrixhåndtering kræves det aktivt engagement og kommunikation fra alle parter.