Spørgsmål og svar til administrativ assistentinterview

Indhold

• Forberedelse til interviewet
• Se nu: Sådan besvares 4 almindelige spørgsmål til administrative job
• Tip til håndtering af interviewet
• Vær forberedt på at diskutere softwareprogrammer
• Vær klar til at diskutere administrative processer
• Svar altid positivt
• Spørgsmål og svar til administrativ assistentinterview
• Spørgsmål, der skal stilles intervieweren
• Vær forberedt på flere spørgsmål om jobintervju

Når du interviewer til et administrativt assistentjob, vil intervieweren vide, hvor relevante dine kvalifikationer er for stillingen, og hvordan du passer ind i virksomheden og afdelingen.

Fordi jobbet kræver både administrative og interpersonelle færdigheder, vil ansættelsesledere ofte spørge om de specifikke egenskaber, du har, der kvalificerer dig til stillingen, samt dine færdighedsniveau, der kan kvantificeres.

Forberedelse til interviewet

En af måderne at forberede sig på er at analysere jobbeskrivelsen for at prøve at få en fornemmelse af, om der er et bestemt færdigheds sæt, som stillingen fokuserer på.

Er der for eksempel en vægt på rejseplanlægning, projektkoordinering, dag-til-dag-mødeplanlægning, personlig assistance eller noget andet?

Sørg for at understrege din mest relevante oplevelse, når du besvarer jobspecifikke interviewspørgsmål.

Lav en liste over de færdigheder, der er nævnt i stillingsopslaget, og tilføj gjerne nogle andre, som du mener også ville være anvendelige. Så kig på dine egne administrative og kontorfærdigheder, og match dine kvalifikationer til jobbet.

Dette vil hjælpe dig med at skræddersy dine svar på den mest relevante måde til den specifikke position.

1:14

Se nu: Sådan besvares 4 almindelige spørgsmål til administrative job

Tip til håndtering af interviewet

Det er vigtigt at være opmærksom på, at diskussionen sandsynligvis går ud over interpersonelle bløde evner, såsom dine kommunikationsevner, organisatoriske evner eller aktualitet. Du skal også være klar til at tale om hårde færdigheder.

Vær forberedt på at diskutere softwareprogrammer

Da mange administrative assistentstillinger kræver hyppig brug af specifik software, er du muligvis nødt til at diskutere de forskellige programmer, du har arbejdet med, hvordan du har brugt disse programmer og dit niveau af ekspertise.

Jeg elsker at bruge teknologi og lære om nye programmer. Jeg har også en evne til at undervise kolleger, som måske ikke er så dygtige til at bruge systemer. I mit sidste job hos Kent Associates meldte jeg mig frivilligt til at gennemgå projektstyringssystemer for det team af fagfolk, jeg støttede. Min chef godkendte min anbefaling, og vi bragte et webbaseret system, Asana, der hjælper os med at spore projekter og dele information på en webplatform.

Jeg er den go-to person på kontoret for PowerPoint-slides og nyder at hjælpe vores sælgere med at wow kunder med deres præsentationer. Jeg er også en avanceret bruger af Excel og skaber komplekse makroer til at forberede budgetfremskrivninger til projektforslag.

Dine svar vil være mere imponerende, hvis du leverer specifikke anekdoter, der illustrerer din kommando af administrative værktøjer og processer.

Vær klar til at diskutere administrative processer

Du skal være parat til at diskutere din arbejdsgang og administrative processer i tidligere positioner. Som administrativ professionel bør der ikke være noget tvivl om, at du er organiseret og detaljeret. Din interviewer vil gerne vide dethvordandu manifesterer disse kvaliteter i din daglige arbejdsgang.

Organisatoriske evner og opmærksomhed for detaljer er blandt mine stærkeste aktiver. Jeg har trives i situationer, hvor jeg kan få orden på komplekse projekter. For eksempel støttede jeg tidligere otte fagfolk, der planlagde salgsfremmende arrangementer for klienter. Jeg udviklede en skabelon til sporing af mål og fremskridt for hvert projekt og satte den op på et delt drev, så alle involverede medarbejdere kunne spore deres fremskridt med hensyn til holdets projekter og begivenheder.

Da jeg arbejdede for Alfred Group, oprettede jeg en proceduremanual, der skitserede de trin, der kræves for at behandle låneansøgninger, og derefter uploade den online, så alle låneansvarlige kunne følge de samme procedurer.

Svar altid positivt

Vær opmærksom på din opførsel under hele interviewet. Smil, oprethold øjenkontakt med din interviewer, og tal med en entusiastisk (men stadig rolig og selvsikker) tone.

Da administrative assistenter ofte har meget tæt kontakt til de personer, de arbejder for, er det vigtigt at være positiv, professionel og høflig til enhver tid.

Du vil have, at intervieweren ikke er i tvivl om, at det ville være en behagelig oplevelse at arbejde med dig.

Jeg arbejdede i receptionen i vores agentur, og det var kritisk, at jeg gjorde et positivt førsteindtryk for både nuværende og potentielle kunder. Jeg er en naturlig "kan gøre" -person, og mine anmeldelser har regelmæssigt roset min kundeserviceorientering.

Virksomheden overvåger klienter efter interaktion, og mit navn overflader konsekvent som en medarbejder, der er hjælpsom, behagelig og professionel. Min chef har kommenteret, hvor ofte klienter beder om mig, når de ringer til kontoret for at få hjælp.

Spørgsmål og svar til administrativ assistentinterview

Mens du forbereder, kan det være nyttigt at gennemgå de spørgsmål, du muligvis bliver stillet. Overvej hvordan man rammer et svar, fremhæver specifikke oplevelser og succeser fra tidligere job.

• Hvilke computerfærdigheder har du, og hvilke programmer kan du bruge? - Bedste svar
• Er du komfortabel med at bruge en telefon med flere linjer og håndtere et stort volumen af ​​telefonopkald? - Bedste svar
• Hos dette firma kan vi lide at tænke på os selv som et team, der arbejder sammen mod de samme mål. Hvordan har du det med at arbejde i et teammiljø? - Bedste svar
• Hvordan ville du føle dig under opsyn af to eller tre andre ansatte? - Bedste svar
• Hvad er din største styrke, og hvordan ville det hjælpe din præstation i denne position? - Bedste svar
• Hvad er din største svaghed? - Bedste svar
• Hvordan håndterer du stress og pres? - Bedste svar
• Hvordan var det at arbejde for din vejleder? - Bedste svar
• Hvad forventer du af en vejleder? - Bedste svar
• Foretrækker du at arbejde uafhængigt eller i et team? - Bedste svar
• Arbejder du godt med mennesker? - Bedste svar
• Giv nogle personlige eksempler på teamwork. - Bedste svar
• Spørgsmål om receptionistinterview: - Liste over spørgsmål

Spørgsmål, der skal stilles intervieweren

Du bør også undersøge virksomheden og være parat til at stille relevante spørgsmål, når muligheden opstår.

Det kan være nyttigt at komme med et par spørgsmål i forvejen, som du måske spørger, eller diskutere videre, hvis du ikke fik chancen tidligere i interviewet.

Ofte vil dette være nær slutningen af ​​interviewet, så det er vigtigt at efterlade intervieweren (e) et godt indtryk. En god måde at gøre det på er at vise din interesse og forberedelse til jobsamtalen ved at binde spørgsmål, som du blev stillet med nogle af dine egne spørgsmål.

• Hvad er ansvaret for denne holdning?
• Kan du beskrive en typisk dag (uge) i denne afdeling?
• Hvad er styrkerne i denne afdeling? Hvad er svaghederne?
• Hvad ville dine tidligere assistenter sige, at det var den bedste del af at arbejde for dig? Hvad ville de sige det værste?
• I hvilken retning ser du virksomheden gå i de næste fem år? Føler du, at der er nogen trusler mod dens succes?
• Hvorfor forlod din sidste assistent stillingen? Hvad var hans / hendes styrker? Hvad var hans / hendes svagheder? Hvad laver han / hun nu?
• Hvilke egenskaber havde din bedste assistent? Hvad med din værste assistent?
• Hvor ofte udføres performanceevalueringer? Hvem dirigerer dem?
• Hvilke færdigheder er mest vigtige for dig i en administrativ assistent?
• Hvordan belønner og opmuntrer du de mennesker, der arbejder i din afdeling?
• Er der løbende produktionsproblemer i denne afdeling?
• Hvordan har du behandlet personaleproblemer i fortiden?
• Hvad er nogle af de største udfordringer for en person i denne position?
• Hvad er efter din mening det mest givende aspekt af denne position?
• Støtter du (Er firma / afdeling) medlemskab af fagforeninger og fortsat faglig udvikling?
• Hvad vil du beskrive som det administrative medarbejders rolle på dette kontor?
• Forventes overarbejde eller weekendtimer?
• Hvad kan du lide mest ved at arbejde for dette firma? Er der nogen ændringer, du vil foretage?
• Hvad kan du mindst lide ved at arbejde her?
• Opfordrer du afdelingen til at arbejde som et team eller koncentrere sig mere om individuelle bidrag?

Vær forberedt på flere spørgsmål om jobintervju

Ud over jobspecifikke interviewspørgsmål vil du også blive stillet mere generelle spørgsmål om din beskæftigelseshistorie, uddannelse, styrker, svagheder, resultater, mål og planer.

Her er en liste over de mest almindelige interviewspørgsmål og eksempler på svar.