Hvilke oplysninger lagres i medarbejderregistre for medarbejdere?
Indhold
Medarbejdernes medicinske fil er depotet for alt, hvad der har at gøre med sundhed, sundhedsmæssige fordele, medarbejderes sundhedsrelaterede orlov og valg af fordele og dækning for den ansatte. Arbejdsgiveren opbevarer en medicinsk fil separat for hver enkelt medarbejder. Indholdet af disse filer blandes aldrig med nogen anden medarbejderfil, f.eks. Personalefilen.
Da den medicinske fil indeholder følsomme og fortrolige oplysninger, skal den opholde sig på et sikkert, låst, utilgængeligt sted. Filkabinettet, der huser medarbejdermedicinske filer, skal også låses, og HR-personale skal have de eneste nøgler. Adgang til medarbejders medier er kun begrænset til personalepersonale.
I lov om sundhedsforsikringens bærbarhed og ansvarlighed fra 1996 (HIPAA) kræves, at arbejdsgivere beskytter medarbejdernes medicinske poster som fortrolige; medicinske poster bør opbevares separat og bortset fra andre forretningsregistre. Opbevar aldrig medarbejdermedicinske poster i medarbejderens generelle personalefil.
På grund af fortroligheden af oplysningerne, skal poster isoleres fra filer, som medarbejdere, såsom vejleder eller ledere, kan få adgang til. (Faktisk anbefales dette også til personalefiler generelt - give kun HR-personale adgang.)
Indholdet af medarbejdernes medicinske fil
Dette er de typer varer, der skal opbevares sikkert væk i medarbejderens medicinske fil. Hvis du er i tvivl, kan du fejle på siden for at beskytte dine medarbejders medicinsk relaterede oplysninger.
- Ansøgninger og formularer til sundhedsforsikring
- Ansøgninger og formularer om livsforsikring
- Udpeget modtagerinformation
- Ansøgninger om enhver anden fordel for medarbejderne, der muligvis kræver medicinske oplysninger såsom synsforsikring
- Anmodninger om betalte eller ubetalte medicinske fravær
- FMLA-rapporter (Family Medical and Leave Act) og relaterede applikationer og papirarbejde
- Lægesigneret FMLA-papirarbejde
- Dokumentation om sygdomme hos et familiemedlem eller barn, som du ansøger om FMLA-tid for at yde løbende pleje
- Medicinsk relateret orlovsdokumentation for medarbejdere, der ikke er berettigede til FMLA-fritid
- Lægeundersøgelser, noter, korrespondance og anbefalinger
- Medicinsk relaterede undskyldninger for fravær eller forsinkelse fra en læge
- Medicinske jobbegrænsninger med dokumentation fra den anbefalende læge
- Rapporter om ulykker og skader, inklusive OSHA-påkrævede dokumenter
- Arbejdstagerers kompensationsrapporter om skade eller sygdom
- Enhver anden form eller dokument, der indeholder private medicinske oplysninger om en medarbejder
Hvis du holder disse filer fortrolige, vil dine ansatte stole på dig, og du vil opretholde ånden og betydningen af loven.
Bemærk, at de leverede oplysninger, selvom de er autoritative, ikke garanteres for nøjagtighed og lovlighed. Webstedet læses af et verdensomspændende publikum, og ansættelseslove og -bestemmelser varierer fra stat til stat og land til land. Søg juridisk hjælp eller hjælp fra statslige, føderale eller internationale regeringsressourcer for at sikre, at din juridiske fortolkning og beslutninger er korrekte for din placering. Denne information er til vejledning, ideer og hjælp.
