Professionelle brev- og e-mail-retningslinjer for skrivning
Indhold
- Professionelle brev- og e-mail-retningslinjer for skrivning
- Kontakt information
- Salutation
- Letter of Letter
- Lukning
- Underskrift
- Sådan adresseres et brev
- Formaterer din korrespondance
- Retningslinjer for brevskrivning
- Eksempler og skabeloner
- Korrekturlæst og stavekontrol
Hvad er den bedste måde at skrive et professionelt brev på - med et papirbrev eller en e-mail? Den ene er virkelig ikke bedre end den anden. I nogle tilfælde er det fornuftigt at kommunikere via e-mail, og nogle gange har du muligvis brug for at sende et traditionelt skrevet, udskrevet og underskrevet brev. Uanset hvad du vælger, er det vigtigt at følge de bedste professionelle brev- og e-mail-retningslinjer og format.
E-mail er hurtigere og lettere, men nogle e-mail-meddelelser åbnes aldrig, og afhængigt af hvem du skriver til, og hvorfor du skriver, kan det være nødvendigt at du sender et indtastet og underskrevet brev eller endda uploade det online.
Den type meddelelse, du vælger, afhænger af, hvem du kommunikerer med, og formålet med din korrespondance.
Professionelle brev- og e-mail-retningslinjer for skrivning
Alle velskrevne breve indeholder flere sektioner. De oplysninger, du inkluderer i hvert afsnit, og det samlede format afhænger af, om du sender et indtastet brev eller en e-mail-meddelelse.
Det er vigtigt, at du kender de forskellige dele af et brev, og hvad der skal anføres i hver enkelt. Du skal også vide, hvordan man adresserer og underskriver både indtastet og e-mail-kommunikation. De forskellige dele af et brev er som følger:
- Kontakt information
- Hilsen (hilsen)
- Letter of Letter
- Lukning
- Underskrift
Kontakt information
Den måde, du inkluderer dine kontaktoplysninger på, vil være anderledes, afhængigt af hvordan du sender dit brev. I en e-mail-besked vil dine kontaktoplysninger være i slutningen af meddelelsen, mens dine kontaktoplysninger i et skriftligt brev er øverst på siden. Her er, hvad du skal medtage i dit kontaktoplysningsafsnit plus eksempler til både indtastede breve og e-mails.
Salutation
Hilsen er hilsningsafsnittet i dit brev med noget som "Kære Mr. Peterson" eller "Til hvem det kan bekymre dig." Her er en liste med eksempler på brevhilsen, der fungerer godt til professionel korrespondance.
Letter of Letter
Organet af dit brev vil indeholde flere afsnit. Det første afsnit skal indeholde en introduktion og en kort forklaring af din grund til at skrive. Andet afsnit (og eventuelle følgende afsnit) bør forklare dine grunde til skrivning yderligere. Det sidste afsnit skal enten anmode om handling fra læseren, hvis du anmoder om noget, eller angive, hvordan du vil følge op. Sørg for at gøre formålet med dit brev klart. Læseren bliver nødt til at vide, hvad du beder om, og hvordan de kan hjælpe dig. Eller, hvis du tilbyder tjenester eller assistance, skal du sørge for, at det er klart, hvad du kan tilbyde.
Lukning
Et brev lukkes med et udtryk som "Med venlig hilsen" eller "Med venlig hilsen" efterfulgt af et komma, derefter din underskrift, hvis du sender et indtastet brev. Hvis du sender en e-mail, skal du blot skrive dit navn efter lukningen.
Underskrift
Sidste hånd på dit brev er din signatur, som i en e-mail-besked vil indeholde dine kontaktoplysninger.
Sådan adresseres et brev
Det er vigtigt at adressere den person, du skriver til, formelt, medmindre du kender dem meget godt.
Formaterer din korrespondance
Nu hvor du har alle de oplysninger, du har brug for i din meddelelse, skal du gennemse det standardformat, der skal bruges til breve og e-mail-meddelelser.
Retningslinjer for brevskrivning
Det næste trin er at polere dit brev. Der skal være god plads mellem afsnit og toppen og bunden af siden. Du vil også vælge en læsbar, professionel stil og størrelse på skrifttypen. Hvad du siger vil afhænge af årsagen til, at du skriver, så sørg for at skræddersy dit brev til din personlige og professionelle situation.
Eksempler og skabeloner
Brug af en skabelon er en god måde at starte dit eget brev eller en e-mail-besked på, fordi du starter med det grundlæggende format på plads. Udfyld blot dine oplysninger i det relevante afsnit af brevet.
Det er også nyttigt at se på eksempler, fordi du får ideer til, hvad du skal sige i din egen korrespondance.
Korrekturlæst og stavekontrol
Endelig, før du udskriver eller uploader dit brev eller sender din e-mail, stavekontrol, grammatikcheck og korrekturlæsning.
Et tip til at sikre, at der ikke er nogen fejl, er at læse det højt. Du kan muligvis bemærke de fejl, du har mistet ved kun at læse.
