Kontorassistent kvalifikationsliste og ansvar
Indhold
Kontorassistentstillinger (svarer til personlige assistenter) findes i alle brancher og deler et ret stort sæt færdigheder. Kontorassistenter er undertiden kendt som sekretærer eller administrative assistenter, men hvad de gør er at hjælpe med at fungere som et kontor. Uanset om kontoret hører til et advokatfirma, en medicinsk praksis, en uddannelsesinstitution eller et selskab, er behovene ens; nogen er nødt til at arkivere poster, vedligeholde tidsplaner og tage sig af rutinemæssig kommunikation på vegne af de mennesker, der bruger kontoret. At nogen kunne være dig.
Kontorassistent jobansvar
Mens kontorassistentstillinger generelt ligner hinanden, er jobbet stadig varierende - det varierer bare fra dag til dag snarere end fra kontor til kontor. I dag fungerer du måske som receptionist, i morgen kan det være nødvendigt at reparere printeren, og dagen efter skal du bringe hele arkivskabet ind i det 21. århundrede. Du har brug for et meget bredt færdigheds sæt for at lykkes.
Kontorassistenter er blandt de store usungne helte i erhvervslivet, for når du gør dit job rigtigt, bemærker ingen - kontoret ser ud til at køre sig selv. Men nogle mennesker nyder det hurtige, dog fleksible arbejde, følelsen af at være hjertet i alt. Og en god sekretær kan stadig finde arbejde næsten overalt i enhver form for organisation.
Sådan bruges færdighedslister
Du kan bruge disse færdighedslister i hele din jobsøgningsproces. For det første fungerer navnene på disse færdigheder som nøgleord, så brug så mange du kan, når du skriver dit CV. Stol ikke på at ansætte vejlederne for at finde ud af, at du har det, de vil have, fortæl dem direkte.
For det andet kan du bruge de samme nøgleord i dit følgebrev. Fokuser specifikt på dem, som din potentielle arbejdsgiver interesserer sig mest for. Du bliver nødt til at gøre din research, fordi selv om kontorassistentjob ofte er ens, varierer ansættelse af vejlederne i deres prioriteter. Jobbeskrivelsen vil sandsynligvis indeholde en liste over krævede færdigheder. Vær opmærksom på det.
Endelig kan du bruge denne diskussion til at planlægge din samtale. Sørg for, at du har klar mindst ét eksempel i en tid, hvor du demonstrerede færdigheder fra hver kategori, der er anført her.
Det kan også hjælpe med at gennemgå vores lister over færdigheder opført efter job og typer af færdigheder.
Top Office Assistant Færdigheder
Verbale kommunikationsevner: Kommunikation er en kritisk blød færdighed for en kontorassistent. Du bliver nødt til at interagere med din vejleder, medkontoransatte, de fagfolk, du hjælper, og muligvis klienter eller personer i andre kontorer i samme organisation. I arbejder alle som et team, og I er dens vigtigste kommunikationsnav. Du bliver nødt til at være munter, hjælpsom, velinformeret, artikuleret og en god lytter hver dag.
- Besvar telefoner
- Kundeforhold
- Meddelelse
- Viderestil telefonopkald
- Meddelelse tager
- Routing telefonopkald
- Omstilling
- Telefon
- Verbal kommunikation
Skriftlige kommunikationsevner: De fleste kontorassistenter skriver meget. De kan skrive memoer, udfylde formularer eller udkast til breve eller e-mails. Nogle opretter indhold til virksomhedens websted eller redigerer tekst til andre. Klar, professionel skriftlig kommunikation er et must.
- Korrespondance
- Post
- forsendelser
- Typing
- Tekstbehandling
- Skriftlig kommunikation
Venlighed: En kontorassistent kan være den første person, en klient ser, når han kommer ind på kontoret. Hvis kontorets primære beboer tilfældigvis er ude i øjeblikket, er kontorassistenten muligvis den eneste person, som besøgende interagerer med. Du skal være klar til at hilse enhver besøgende med et smil og et venligt ord og hjælpe dem med, hvad de har brug for, så vidt du kan. Så gode mellempersonlige færdigheder er en nødvendighed.
- Kunde service
- Retning af besøgende
- Fleksibel
- Venlige
- Hil hilsen gæster
- interpersonel
- Positiv holdning
- Pålidelighed
- Velkommen besøgende
Teknologiske færdigheder: I gamle dage lavede sekretærer en masse skrivning. Tiderne har ændret sig, og det samme har teknologi, men kontorassistenter kan stadig forvente at bruge en masse tid foran et tastatur. I stedet for en skrivemaskine, bliver du nødt til at kende din vej rundt i en række softwareapplikationer. Det er heller ikke noget at vide, hvordan man gør lidt let-tech-support, og hvordan man løser en tilbagevendende printer.
- Computer
- Excel
- Internet
- Microsoft Office
- Microsoft Word
- QuickBooks
- Teknologi
Organisation: Kontorassistenter skal være ekstremt organiserede for effektivt at jonglere deres mange opgaver. Du bliver også nødt til at hjælpe med at holde andre mennesker organiserede, fra at vedligeholde kalendere til at holde kontoret ordentligt.
- Administrativ support
- Udnævnelser
- Fakturering
- kalendere
- Clerical
- Indtastning af data
- Leverer mail
- Elektronisk arkivering
- Udgiftsrapporter
- Arkivering
- Receptionsoperationer
- Pengehåndtering
- Kontorafgifter
- Kontorudstyr
- Kontorforsyning inventar
- Kontorartikler
- Kontorsupport
- Organisation
- papirarbejde
- Forsendelse
Problemløsning af færdigheder: Problemløsning eller kritiske tænkningsevner er vigtige for enhver kontorassistent, da du ofte vil være den person, som andre kommer med spørgsmål eller problemer.
- Koordinere kontoraktiviteter
- Møder
- Problemløsning af færdigheder
- Svar på forespørgsler
- Planlægning
- Screening og dirigering af opkald
- Regneark
- Samarbejde
- Tidsadministration
- Rejse arrangementer
