Grundlæggende projektstyring 101
Indhold
- Hvad er projektstyring?
- Elementerne i et projekt
- Det vigtigste element: Omfang
- Ressourcer
- Tid
- Penge
- Projektledelse er en kunst og en videnskab
Projektledelse er en af de mest kritiske komponenter i en succesrig virksomhed. Det påvirker indtægter og forpligtelser, og det interagerer i sidste ende med kunde- eller kundetilfredshed og -opbevaring. Din virksomhed har muligvis kun et projekt i værkerne ad gangen, mens andre større virksomheder og enheder muligvis jonglerer flere projekter på én gang. I sig selv er projekter midlertidige.
Projekter er et middel mod et mål, og målet bliver til sidst nået. Din virksomhed går muligvis videre til et andet projekt ... eller ej. Det kunne have været et engangsmål.
Projekter giver et voksende behov i arbejdsstyrken. Project Management Institute vurderede, at der i perioden 2010-2020 ville tilføjes mere end 15 millioner nye projektstyringsstillinger over hele verden.
Hvad er projektstyring?
Projektledelse er ikke hele din virksomheds drift. Det er kun et segment, et specifikt projekt med en detaljeret plan for, hvordan du og din virksomhed skal nå dette mål. Det er en plan beskrevet i en række trin, hver af dem er lige så vigtige som de andre. Du skal nå en for at gå ordentligt videre til den næste.
Tænk på projektledelse som en stige, du skal klatre på. Du kan ikke springe til toppen. Du skal tage det runget af ringet for den største effektivitet. Dit team skal anvende de værktøjer, der stilles til rådighed for dem, samt deres ekspertise og viden for at udføre hvert trin og gå videre til det næste.
Det er let nok at sige, at du vil komme til boks A, så du tager 25 trin i den retning. Men du skal også indregne tidsovervejelser i din projektplan, og du er sandsynligvis nødt til at arbejde inden for et budget. Du gennemsøger måske de 25 trin, eller du kan jogge. Det afhænger af, hvor hurtigt du skal komme dertil for en vellykket afslutning af projektet. Du kan spare penge ved at rejse til fods, eller du kan leje en chauffør. Det afhænger af det budget, du har afsat til projektet.
Der er ingen tilgang, system eller plan i én størrelse, der passer til alle. Hvert projekt, du og din virksomhed tackle, vil sandsynligvis have sin tidslinje, mål og budget. Derfor er det så kritisk at have en erfaren, talentfuld projektleder på plads til at køre showet.
Elementerne i et projekt
En succesrig projektleder skal samtidig administrere fire grundlæggende elementer i et projekt. Disse elementer hænger sammen.
- Anvendelsesområde: Dette involverer projektets størrelse, mål og krav.
- Ressourcer:Du har brug for mennesker, udstyr og materialer på plads.
- Tid: Dette handler ikke kun om, hvor lang tid projektet samlet set vil tage. Det skal opdeles i opgavens varighed, afhængighed og kritisk vej.
- Penge:Få et godt greb om omkostninger, eventualiteter og overskud.
Det vigtigste element: Omfang
Projektomfanget er definitionen af, hvad projektet skal udføre, og budgetterne for tid og penge, der er skabt for at nå disse mål. Enhver ændring af projektets omfang skal have en matchende ændring i budget, tid, ressourcer eller alle tre.
Hvis projektomfanget er at konstruere en bygning til at rumme tre widgets til et budget på $ 100.000, forventes projektlederen at gøre det. Hvis omfanget ændres til en bygning for fire widgets, skal projektlederen opnå en passende ændring i tid, penge og ressourcer.
Ressourcer
Der er tre aspekter ved forståelse og styring af ressourcer: mennesker, udstyr og materiale.
En vellykket projektleder skal effektivt administrere de ressourcer, der er tildelt til projektet, herunder medlemmer af projektgruppen, sælgerpersonale og underleverandører. Han skal sikre, at hans medarbejdere har de færdigheder og værktøjer, de har brug for for at fuldføre jobbet, og han skal løbende overvåge, om han har nok mennesker på plads til at gennemføre projektet på deadline. Hans job er at sikre, at hver person forstår opgaven og fristerne for projektet.
Seniormedlemmet i hver gruppe af medarbejdere rapporterer til projektlederen, når han administrerer direkte medarbejdere, men medarbejderne har muligvis også en linjechef, der leverer teknisk retning. I en matrixhåndteringssituation som et projektteam er projektlederens job at give projektretning til linjeledere. At håndtere underentrepriser på arbejdspladser betyder normalt at styre teamledelsen for de underleverandører, som igen administrerer disse arbejdere.
En projektleder skal ofte anskaffe udstyr og materialer og styre brugen af dem så teamet kan fungere effektivt. Han er ansvarlig for at have det passende udstyr og materialer på det rigtige sted til det rette tidspunkt.
Tid
De tre elementer i vellykket tidsstyring er opgaver, tidsplan og kritisk sti.
Byg projektplanen ved at liste i rækkefølge alle de opgaver, der skal udføres. Nogle skal udføres sekventielt, mens andre kan overlappe hinanden eller gøres i tandem. Tildel en varighed til hver opgave. Tildel de nødvendige ressourcer. Bestem forgjængere - hvilke opgaver der skal udføres før andre - og efterfølgere, de opgaver, der først kan starte, efter at hver anden opgave er afsluttet. Dette aspekt af projektledelse kaldes undertiden som vandfaldshåndtering fordi en opgave følger en anden i mere eller mindre rækkefølge.
Projektledelsessoftware kan forenkle opgaven med at oprette og styre projektplanen.
Nogle opgaver har en smule fleksibilitet i de krævede start- og slutdatoer. Dette kaldes "float." Andre opgaver har ingen fleksibilitet. De har nul float. En linje gennem alle opgaver med nul float kaldes the kritiske vej. Alle opgaver på denne sti - og der kan være flere, parallelle stier - skal afsluttes til tiden, hvis projektet skal komme ind inden fristen. Projektlederens vigtigste tidsstyringsopgave er at overvåge den kritiske vej.
Penge
De tre overvejelser ved håndtering af penge er omkostninger, eventualiteter og fortjeneste.
Hver opgave har en omkostning, hvad enten det er arbejdstiden for en computerprogrammør eller købsprisen for et kubikværk af beton. Hver af disse omkostninger estimeres og summeres, når man udarbejder projektbudgettet.
Nogle estimater vil være mere nøjagtige end andre. Projektbudgettet bør derfor omfatte en beredskabsgodtgørelse - penge, der er afsat i budgettet "bare i tilfælde af at" de faktiske omkostninger til en vare adskiller sig meget fra estimatet.
Fortjeneste er de penge, virksomheden ønsker at tjene på opgaven. Det sættes oven på omkostningerne.
Så et projektbudget er sammensat af de anslåede omkostninger plus beredskab plus eventuel fortjeneste. Projektlederens job er at holde de faktiske omkostninger på eller under de anslåede omkostninger og at maksimere den fortjeneste, som virksomheden tjener på projektet.
Projektledelse er en kunst og en videnskab
Vellykket projektledelse tager praksis. Disse ideer kan give dig en grundlæggende forståelse af projektledelse, men betragt det som en begyndelse. Hvis dit job eller din karrierevej inkluderer projektledelse, og hvis du vil forbedre dine færdigheder, skal du tale med succesrige projektledere, læse og praksis. Projektledelse kan være en meget givende karriere.
