Fordele og ulemper ved 3 projektorganisationsstrukturer
Indhold
Den måde, din organisation er struktureret på, påvirker, hvordan du administrerer og driver projekter. Det kan også påvirke, hvor meget autoritet og rækkevidde du er nødt til at udføre dit job som projektleder.
Der er tre fælles organisationsstrukturer, og projektledere fungerer i dem alle: funktionel, projekt og matrix. Lad os se på fordelene og ulemperne ved hver enkelt, så du ved, hvad du går imod, når du tilslutter dig en ny struktur.
Funktionel organisationsstruktur
I en funktionel organisationsstruktur fungerer projektlederen og alle ressourcer i den samme virksomhedsafdeling, såsom salgs- og marketingafdelingen. Generelt har den funktionelle manager mere autoritet end projektlederen.
Fordele
Den funktionelle struktur giver dig mindst mulig kraft som projektleder, men tilbyder masser af andre fordele:
- Det fungerer godt til små teams og små projekter, fordi funktionen har fuld kontrol over teammedlemmerne og andre nødvendige ressourcer.
- Du kan nemt få adgang til de eksperter, du har brug for, fordi de er i det samme funktionelle område.
- Det er hurtigt at få alle sammen til at løse problemer i forbindelse med projektet.
- Du kan begrænse de projektkommunikationsværktøjer, du har brug for, fordi teamet er relativt lille og enkel.
- Man får ofte entusiastiske teammedlemmer, der er ivrige efter at arbejde på projektet, fordi det giver dem karrieremuligheder. Projektarbejde kan være en god måde at motivere dit team på.
- Hvis du overleverer projektet til et funktionelt team, vil det være det funktionelle team, du arbejder i, hvilket kan gøre det lettere at lukke et projekt.
Ulemper
Selvom denne struktur har mange fordele, skal du også overveje nogle ulemper:
- Arbejdet foregår i en silo, hvilket kan betyde, at du ikke har adgang til folk uden for din funktionelle afdeling.
- Mennesker i projektteamet er måske mere loyale over for deres afdeling eller teamleder end deres arbejde med projektet, hvilket kan skabe konflikter.
- Et stort projekt kan ende med en funktionel projektleder for hver funktion. Det kan resultere i, at arbejde falder gennem revnerne, hvis alle projektledere ikke arbejder harmonisk sammen.
- Funktionelt arbejde kan være isolerende, idet du ikke har en mulighed for at skabe et bredt netværk med virksomheden. Det kan være sværere at opretholde et strategisk fokus.
Projektorganisationsstruktur
Dedikerede teams er sammensat til at arbejde på projekter i en projektorganisationsstruktur. Projektlederen har sandsynligvis linjeadministrationsansvar for projektteamets medlemmer. Eksempler herpå inkluderer store byggeri, men også virksomhedsinitiativer, der kræver et dedikeret team. Projektlederen har den ultimative autoritet, der rapporterer til projekt sponsoren og projekttavlen. Personer på teamet arbejder direkte for projektlederen.
Fordele
Den åbenlyse fordel ved en projektstruktur er, at du har mere kontrol over teamet, men andre fordele er også på plads:
- Hold kan have en stærk følelse af identitet. Det er den nemmeste struktur inden for hvilken man kan skabe en stærk holdkultur.
- Hele teamet er fokuseret på holdets mål, så der er konflikt om loyalitet med dagjobbet for de mennesker, der arbejder på projektet. Deres dagjob er projektet.
- Ressourcer er dedikeret til projektet, så det er meget lettere at planlægge arbejde. Du ved, hvornår teammedlemmerne er tilgængelige, og der er ingen risiko for, at de bliver trukket af med kort varsel til forretningssædvanligt arbejde for en anden manager.
- Projekter, der køres i denne struktur, er fantastiske miljøer til forbedring af dine projektledelsesevner såvel som mere tekniske ledelsesevner.
Ulemper
Projektstrukturen er den nemmeste at arbejde med, men har stadig nogle ulemper:
- At have et team dedikeret til et projekt er et dyrt engagement. Det har kun en mulighed for store projekter.
- Hvis du fjerner folk fra deres funktionelle job, kan de have svært ved at vende tilbage, især hvis projektet er langt. Projektarbejde strækker dig, så det at vende tilbage til din tidligere rolle efter at have arbejdet i et tværfagligt miljø på et nyt, udfordrende projekt, er ikke et tiltalende perspektiv for mange mennesker. Derfor bliver styring af holdets overgang, når du lukker et projekt, endnu vigtigere.
- Nogle gange kan lukke et projekt betyde, at du mister dit job, hvis virksomheden er gået videre, og en anden rolle ikke er tilgængelig for dig.
- I sin natur suger dedikerede teams ressourcer til kun at arbejde på en ting. De kan begrænse antallet af projekter, som virksomheden kan gøre på et hvilket som helst tidspunkt, især når forskellige projekter kræver de samme færdigheder.
- Projektledere i denne type struktur udfører også linjestyring for deres teams, hvilket betyder at bruge tid og kræfter på menneskelige ressourceopgaver, som du ikke behøver at gøre i andre strukturer. Hvis du nyder dette element i at arbejde med mennesker, kan denne faktor være en fordel.
Matrix organisationsstruktur
Den tredje mulighed er en matrixstruktur. Ressourcer deles på tværs af både forretnings-som-sædvanligt arbejde og projektarbejde. Det kan betyde at have to ledere eller "stiplet linje" -ansvar over for en projektleder såvel som for teamlederen. Den funktionelle styrelinjestruktur er normalt på plads først, og projektlederen tager den stiplede linje.
Denne struktur opdeler magt og autoritet mellem den funktionelle eller divisionsholdschef og projektlederen. Du skal bruge dine forhandlingsevner til deres fulde styrke.
Fordele
Matrixstrukturer er meget almindelige, fordi de tillader ledere at træffe fleksible valg med, hvordan folk bruger deres tid. Du arbejder sandsynligvis i et matrixmiljø på et tidspunkt i din karriere. Fordelene ved denne struktur er:
- Ressourcer bruges effektivt og kan bevæge sig mellem projekter efter behov.
- Du kan arbejde på mange forskellige ting, undertiden parallelt - selvom dette punkt også kan argumenteres som en ulempe.
- Hold og enkeltpersoner kan være meget lydhøre. Hvis der følger et nyt projekt, der skal prioriteres, er det let nok at dreje og pludselig fokusere på noget andet. Det kan du ikke gøre i en projektstruktur, der tager længere tid at opløse og omgruppere.
- Strukturen kræver, at alle bruger den samme projektledelsescyklus og metodik, så det er let at flytte mellem projekter. Folk kan tilslutte sig et projektteam med relativt lidt onboarding, der kræves, når terminologien og processerne er almindelige.
Ulemper
Som med alle opsætninger, har denne også sine faldgruber. På trods af at det er en fælles struktur, har ikke mange moderne arbejdspladser brudt overbelastningsproblemerne. Det kan være let at give enkeltpersoner for meget at gøre, hvis du ikke har systemer til at styre og overvåge hele deres arbejdsbyrde. Andre ulemper er:
- Konflikten mellem projekter er almindelig, fordi du måske kæmper for de samme ressourcer som et andet projekt.
- Det andet projekt har muligvis indhegnet de bedste ressourcer - de mest passende personer med de rigtige færdigheder - eller deres linjechef muligvis ikke gør dem tilgængelige til projektarbejde.
- Der kan være en vis konflikt mellem forretnings-som-sædvanlige opgaver og projektarbejde for enkeltpersoner, især når begge ledere giver dem forskellige prioriteter.
- Ressourcer kan have en konflikt om, hvilken udviklingsvej de tager for deres fremtidige karriere. Selvom du måske ved, at du ønsker at forblive i projektledelse, kan du muligvis gå videre til en mere senior funktionel rolle eller en mere projektorienteret rolle. Men at have masser af karrieremuligheder er en god ting, selvom det gør for vanskelige beslutninger.
En organisationsstruktur, der fungerer perfekt til alt det forretningsmæssige som sædvanlige arbejde, fungerer ikke altid til projekter, og du er nødt til at styre inden for det miljø, du arbejder i. At få lidt erfaring i hver af disse strukturer er en god idé, så du kan opleve dem fra første hånd. Det hjælper dig med at beslutte, hvilket miljø der passer bedst til dig og passer til dine evner og præferencer. Derefter kan du træffe et informeret valg, hvis du har chancen for at bestemme dit fremtidige jobmiljø.
At forstå fordele og ulemper ved hvert projektorganisationsstruktur giver dig en chance for at finde ud af, hvor du bedst kan bruge din tid og indflydelse for at få mest muligt ud af dit team og hjælpe dit projekt med at afslutte succes.
