Sådan udvikles en plan for outsourcing
Indhold
En masse diskussioner om outsourcing i medierne får det til at virke kompliceret, men det er ganske enkelt. Selv i vores hjem "outsource" vi mange opgaver: Madlavning, vedligeholdelse af vores græsplæner og børnepasning, bare for at nævne nogle få. Når vi ikke har tid, fokus eller evnerne til at udføre arbejdet selv, ser vi efter nogen, der kan, og en der vil gøre arbejdet til en pris, vi har råd til at betale. Virksomheder fungerer på samme måde, selvom deres beslutninger kan involvere flere faktorer og beslutningstagere.
Udviklingsproces
Men ligesom familier træffer forskellige beslutninger, kan virksomheder komme til overraskende forskellige beslutninger om outsourcing. Der er ingen skabelon, der fungerer for alle virksomheder, men der er en proces, som alle virksomheder skal overveje:
erkendelse af
Tidligere har mange virksomheder måske ikke engang vidst, hvad outsourcing var. I dag ved de om outsourcing, men indser måske ikke, hvor mange outsourcing-programmer (og outsourcing-lignende) programmer, de allerede driver: Copy-centre, postlokaler, facilitetsstyring, IT og endda dele af en virksomheds juridisk afdeling. Outsourcing løser muligvis ikke ethvert problem, men at lære om den foregående generation af kontrakter vil identificere nye projekter og give værdifuld indsigt.
Målopnåelse
For at få succes med at oprette et outsourcing-program skal du definere specifikke mål, såsom at reducere de samlede virksomhedsomkostninger med fem procent, fokusere på effektivitet for et enkelt sted eller kun se på funktioner, der udføres i en forretningsenhed. Mål behøver ikke enorme detaljer. Når din outsourcing-oplevelse stiger, ændres definitionerne.
Deltagelse
Du har brug for deltagere fra mange ekspertiseområder for at give input til planen, for at verificere antagelser og give ekspertvurdering. Når du går fra en generel plan til specifikke projekter, gentager du denne proces og opretter undergrupper med endnu mere specifik viden.
Identifikation
Nu hvor du har mål og eksperter til at identificere og fortolke information, er det tid til at identificere specifikke projekter til dit outsourcing-program. Hvert firma udvikler forskellige kriterier og er drevet af kultur lige så meget som af finansiel eller operationel analyse, men der er fælles kriterier, som du skal se på:
- Tidligere beslutninger: Dit firma har sandsynligvis taget tidligere beslutninger om brug af ikke-ansatte, såsom vikarer eller servicekontrakter. Arbejd med indkøb og dit PMO (Project Management Office) for detaljer. Se, hvordan de behandlede problemerne på denne liste, og kompilér erfaringer.
- ekspertise: Udfører du funktioner eller producerer produkter uden tilstrækkelig ekspertise, eller har du problemer med at bevare ledere? Har den nuværende ledelse en plan til at løse disse problemer? Hvis ikke, kan dette være et godt outsourcing-projekt.
- Kvalitet: Selv hvis en funktion har mennesker med de rigtige færdigheder og erfarne ledere, får du muligvis ikke det serviceniveau, du har brug for. Gør lederen kundeundersøgelser? Hvad siger kunder om produkter eller tjenester? Et gap i kvalitet eller en mangel på interesse for kundeservice er et andet flag til outsourcing.
- Koste: En usædvanlig service af høj kvalitet er ikke nødvendigvis en god værdi. Hvordan sammenlignes dine omkostninger med konkurrenterne? Producerer funktionen månedlige rapporter: Enhedsomkostninger, driftsomkostninger, flerårige omkostningstendenser? Hvis denne funktion ikke kan producere disse rapporter, kan en outsourcetjeneste muligvis give større gennemsigtighed i dine operationer.
- Vægt: Når du undersøger hele virksomheden, vil du gøre mange uventede opdagelser. Forbliv fokuseret! Et stort projekt er en bedre kandidat til outsourcing end et antal mindre projekter. Det eneste store projekt vil kræve langt færre administrative og administrationsressourcer. Hold en omfattende liste, men vælg kun kandidater, der har stor indflydelse på din første bølge af projekter.
- Sikkerhed: Du har nu en god idé om potentielle projekter. Det er tid til at filtrere dem i henhold til sikkerhedsstandarder. Sikkerhed er et komplekst og kontroversielt emne. Forskellige standarder gælder for forskellige brancher, og nogle virksomheder er mere sikkerhedsbevidste end deres konkurrenter. Forstå interne og industrielle standarder, og begræns outsourcing-projekter i overensstemmelse hermed. Medtag juridiske, it, virksomhedssikkerhed, overholdelse (hvis det gælder) og eventuelle "risiko" afdelinger i dine diskussioner.
- Prioritering: Hvert punkt ovenfor (og måske andre egenskaber) skal scores, og derefter skal hvert projekt tildeles en samlet "outsourcing-værdi." Der vil utvivlsomt være meget debat om, hvilke egenskaber der er de vigtigste, hvis deres score er nøjagtige, og om andre egenskaber skal overvejes. Bliv ikke overrasket, hvis denne proces varer i måneder eller endda år.
- Meddelelse: Da du har prioriteret potentielle projekter, har du afholdt en masse møder og snakket med en masse mennesker. Forvent, at disse diskussioner skal være offentlig information i de afdelinger, du har målrettet mod outsourcing. Antag altid, at disse diskussioner kommer til din medarbejderpopulation, ofte i realtid. Omhyggeligt gennemtænkt virksomhedskommunikation skal være forberedt og klar. Lad aldrig rygter blive en bedre informationskilde end fakta.
Udfører
I slutningen af denne proces har du din oprindelige outsourcing-plan. Der er mange flere trin, når du udfører denne plan: Bekræftelse af data, oprettelse af underudvalg til specifikke projekter, identificering af leverandører, kørsel af piloter, tildeling af kontrakter osv. Udviklingen af din plan giver dig dog de første og vigtigste trin.
