6 tip til styring af et projekt, når teammedlemmer ikke rapporterer til dig

Indhold

• Afklar dine grænser med basen
• Tal med dit team, inden du foretager opgaver
• Dobbeltkontrol med basen
• Tag mindst en elendig opgave dig selv
• Giv hurtig feedback
• Hold alle underrettet

Suzanne Lucas

Tilbage i skolen var gruppeprojektet ikke altid en positiv oplevelse. Uundgåeligt arbejdede nogle i hver gruppe hårdere end andre, mens andre aldrig dukkede op. Som et resultat kan det være frustrerende, hvis du er en af ​​holdmedlemmerne, der bærer det meste af belastningen.

Det er lidt anderledes i erhvervslivet, da hvert projekt har en projektleder, og denne person kan uddele reelle konsekvenser, hvis teammedlemmer ikke afslutter deres opgaver. Selv hvis projektlederen ikke har disciplinær autoritet over hans eller hendes team, kan et medlems dårlige præstationer vende tilbage til deres chef og reflektere negativt på deres karriere.

Det er sandsynligt, at projektlederen ikke vil vælge teammedlemmer til projektet, og ikke har myndighed til at fjerne et medlem på grund af dårlig ydeevne. Hvordan administrerer du et projekt, når dine teammedlemmer ikke rapporterer til dig?

Her er seks tip om, hvordan man leder et projekt, når teammedlemmerne ikke rapporterer til dig.

Afklar dine grænser med basen

Inden du selv har dit første teammøde, skal du sætte dig ned med den person, der tildelte dig dette projekt og tale om ledelsens forventninger. Dette er naturligvis lettest, hvis du og alle teammedlemmer rapporterer til samme person, men selvom ikke, vil du have denne samtale.

Dette er spørgsmål, du gerne vil stille:

• Har du magten til at fjerne og erstatte folk i teamet, hvis de ikke træner?
• Har dette projekt prioritet i forhold til andre projekter? Hvis ikke, hvor sidder dit projekt i hierarkiet. Med andre ord, kan du fortælle dine teammedlemmer, at de har brug for at stoppe med at gøre et andet projekt for at overholde en frist?
• Hvis du har problemer med holdmedlemmernes ydeevne, vil chefen med disciplinærmagt sikkerhedskopiere dig, eller betragtes du som en ligestilling med teammedlemmer?
• Hvis du ikke allerede har gjort det, så spørg hvad målene er for projektet og den forventede tidsramme til færdiggørelse.

Hvis du har fastlagt dine grænser, inden projektet begynder, ved du, hvor langt du kan gå, og hvad du kan bede om dine teammedlemmer. En chef, der siger, "dette projekt er den øverste prioritet", men ikke bakker dig op for det, er det samme som chefen, der siger, "dette er ikke den højeste prioritet."

At få buy-in fra din chef om, hvorvidt projektet er en højeste prioritet, kan imidlertid hjælpe dig med at svinge medlemmerne til at arbejde så hårdt som muligt. Og vær ikke bange for at være direkte med din chef ved at nævne, at du vil vide, hvor vigtigt det er med projektet, så du kan kommunikere denne meddelelse til teamet. Du ønsker at kommunikere, at alle har det samme mål, at få projektet færdig korrekt og til tiden.

Du kan også følge op med din chef via e-mail og bede om at bekræfte, at projektet er en højeste prioritet. Når du har modtaget den e-mail-bekræftelse, kan du videresende e-mailen til teamet om nødvendigt.

Det er vigtigt at huske, at teammedlemmerne kan have andet ansvar ud over projektet. Som et resultat kan de muligvis ikke betragte dit projekt som en højeste prioritet for dem ved begyndelsen, men det er ikke nødvendigvis fordi de ikke er interesseret, eller de ser ud for at undgå at arbejde. Det er ganske sandsynligt, at de simpelthen har andre opgaver og ansvar, som de har brug for at udføre dagligt. Dette gælder især, når du arbejder med kolleger fra forskellige afdelinger.

At tale med din chef for at afklare vigtigheden af ​​projektet, målene og tidslinjen og kommunikere disse oplysninger med teamet tidligt kan hjælpe med at få processen til at gå glattere og være mindre stressende.

Tal med dit team, inden du foretager opgaver

Når du har et tværgående organisationsteam, er det let at udføre opgaver. Jane fra marketing håndterer marketingopgaverne. Karen fra finansiering vil håndtere det økonomiske. Men selv når ansvaret er klart, skal du først tale med dine teammedlemmer.

Du finder muligvis ud af, at både Karen og Jane bad om at være med i dette team for at lære mere om andre områder af virksomheden, så når du tildeler dem til deres ekspertiseområder, kan de blive frustrerede.

Denne samtale er kritisk for at have et godt holdforhold. Selvom du er ansvarlig for det ultimative projektresultat, opnår du ikke gode resultater uden teammedlemmer, der er om bord. Kort sagt, styrk dine teammedlemmer ved at bede om deres input og deres bekymringer. Når projektet er afsluttet og en succes, kan hele teamet føle stolthed ved at vide, at hver enkelt af dem spillede en aktiv rolle i dens succes.

Dobbeltkontrol med basen

Hvis du, når du har talt med dine teammedlemmer, bestemmer, at den eneste måde at udføre denne opgave er at give opgaver, som en eller flere mennesker vil finde ubehagelige, skal du tale med din chef, inden du udfører opgaverne.

Hvorfor? Du vil sikre dig, at du har den sikkerhedskopi, du har brug for, og at du ikke har overset en mulighed, der gør opgaverne mere opfyldende for teammedlemmerne.

Tag mindst en elendig opgave dig selv

Alle ved måske, at du blev valgt til at lede dette hold på grund af din track record for succes, men det er også vigtigt at rulle ærmerne op og komme ind i blandingen af ​​ting.

At tage på noget svært eller ubehageligt sender beskeden om, at du er en del af holdet, og at du holder af dine holdkammerater. Tildeling af de ubehagelige opgaver sender meddelelsen om, at du synes, du er bedre end dine holdkammerater.

Dette betyder ikke, at du skal udføre alle de elendige opgaver. Men sørg for, at de er ret fordelt blandt teammedlemmer. Hvad der er ubehageligt varierer fra team til team, men hvert projekt har noget, som ingen ønsker at gøre. Der er ofte adskillige opgaver, som alle gerne vil undgå. Sørg for, at de er opdelt retfærdigt, og at du tager din andel.

Giv hurtig feedback

Husk, at feedback er mere end at sige, "fantastisk job" eller "dårligt job", det er "det var et godt stykke arbejde, fordi ..." og "det viste sig ikke så godt, fordi ..." Uden de fraser, der ikke lærer nogen . Og så længe du ønsker at uddele feedback, skal du sørge for, at du accepterer feedback fra dine teammedlemmer.

Igen giver du dem beføjelse til at gøre et godt stykke arbejde og minde dem om, at deres succes er din succes, og at du alle sammen er sammen. Ved at give feedback og lære dem, hvordan man udfører en opgave, især hvis du har mere erfaring, skaber du et positivt arbejdsmiljø.

Hold alle underrettet

Som teamleder rapporterer du fremskridt til din organisations ledere og seniorledere. Sørg for, at du tager oplysningerne fra disse møder tilbage til dit team. Lad din gruppe også vide, hvad du vil sige på disse møder.

Giv også alle æren, især når ros er involveret. Går projektet godt, fordi du er fantastisk? Nå, selvfølgelig, men sig ikke det. Sig, at projektet går godt, fordi teamet er fantastisk. Alle vil vide, at du er en del af holdet.

Men hvad nu hvis projektet går forfærdeligt? Deler du skylden? Ja, men kun privat. Du går individuelt til teammedlemmer og arbejder for at hjælpe med at ændre deres retning eller bidrag. Hvis det ikke fungerer, går du til din chef og adresserer problemerne.

Hvis du har magten til at fjerne folk fra teamet, er det nu tid til at gøre det, men hvis du ikke gør det, kan du tale med den person, der gør det. Men uanset hvad du gør, skal du ikke begynde at sladre eller klage over dine teammedlemmer. Det vil ødelægge deres moral og gøre alt værre.

Husk, at et vellykket ledet teamprojekt kan øge din karriere, fremme dit professionelle omdømme og synliggøre dit arbejde i din organisation. Resultatet kan være yderligere opgaver eller en forfremmelse.

-------------------------------------------------

Suzanne Lucas er en freelance skribent, der tilbragte 10 år i virksomhedernes menneskelige ressourcer, hvor hun ansat, fyrede, administrerede numrene og dobbeltcheckede med advokaterne.