Vigtige præsentationsevner for succes på arbejdspladsen

Indhold

• Hvad er præsentationsfærdigheder?
• Præsentationsfaser
• Typer af præsentationsevner
• Analytisk
• Organisation
• Ikke-verbal kommunikation
• Præsentationssoftware
• Offentligt talende
• Forskning
• Verbal kommunikation
• Skrivning
• Flere præsentationsevner
• Sådan får du dine færdigheder til at skille sig ud

Uanset om du er udøvende på højt niveau eller administrativ assistent, er det vigtigt at udvikle dine præsentationsevner en nøglemåde til at klatre i et kontorbaseret job. Ledere træffer beslutninger baseret på information, der deles i præsentationsformat, og næppe ændrer nogen virksomhed sindet uden først at se en overbevisende præsentation.

Ikke alle præsentationer finder sted på et formelt møde. Mange præsentationsevner er relevante for en-til-en-konsultationer eller salgsopkald.

Det er vigtigt for enhver kontoransat at vide, hvilke skridt der går i at skabe en effektiv præsentation, og hvilke præsentationsevner der er mest vigtige for arbejdsgivere.

Fremhævelse af disse færdigheder vil også hjælpe dig med at skille dig ud under din jobsøgning.

Hvad er præsentationsfærdigheder?

Præsentationskompetencer henviser til alle de kvaliteter, du har brug for for at skabe og levere en klar og effektiv præsentation. Mens det, du siger under en præsentation, betyder noget, værdsætter arbejdsgivere også muligheden for at skabe understøttende materialer, f.eks. Lysbilleder. Din potentielle arbejdsgiver ønsker måske, at du leverer orienteringer og rapporter til kolleger, gennemfører træningssessioner, præsenterer information til klienter eller udfører et vilkårligt antal andre opgaver, der involverer tale for et publikum.

At give engagerende og letforståelige samtaler er en vigtig komponent i de stærke mundtlige kommunikationsevner, der er et jobkrav til mange stillinger.

Præsentationsfaser

Enhver præsentation har tre faser: forberedelse, levering og opfølgning. Alle præsentationsevner passer ind i en af ​​disse tre faser.

Forberedelse involverer forskning og opbygning af præsentationen. Dette kan betyde at udforme hele teksten (eller i det mindste skrive noter) og oprette eventuelle lysbilleder og andet understøttende visuelt / lydmateriale. Du bliver også nødt til at sikre dig, at det passende sted er tilgængeligt og korrekt konfigureret på forhånd, og at projektoren fungerer (hvis du har brug for en) og får forbindelse til din bærbare computer. Du vil også øve din præsentation så mange gange, som du har brug for for at føle dig godt tilpas med at levere den med lethed og selvtillid inden for den tid, der er afsat til præsentationen.

Færdigheder relateret til forberedelse inkluderer:

• Foretage forskning relateret til dit præsentationsemne
• Udarbejdelse af diagrammer og grafer, der viser dine forskningsresultater
• Lær om dit publikum for bedre at skræddersy din præsentation til deres behov
• Oprettelse af digitale lysbilleder
• Opdeling af en præsentation i dele af rimelig længde
• Brug af statistikker effektivt til at overtale et publikum
• Indarbejdelse af konkrete eksempler og historier for at illustrere point og bevare publikums opmærksomhed
• Forberedelse af håndsæt eller digitale referencer, så publikum ikke er optaget af notat
• Fremme af præsentationer effektivt for at skabe et passende publikum

Levering er den del publikum ser. En god levering afhænger af omhyggelig forberedelse og selvsikker præsentation og kræver sit eget karakteristiske sæt.

Færdigheder relateret til levering inkluderer:

• Afleverer en opmærksom gripende åbning til en tale
• At give et resumé af, hvad der vil blive dækket for at introducere en præsentation og give kontekst
• Brug af kropssprog og øjnekontakt til at formidle energi og selvtillid
• Pauser for at understrege nøglepunkter
• Modulering af vokaltone til vægt
• Artikulering tydeligt og glat
• Injektion af humor
• Taler med entusiasme og animation
• Projekterende selvtillid
• Resumé af vigtige punkter ved afslutningen
• Spørgsmål til at afklare punkter

Opfølgninginkluderer korrekt nedbrydning og opbevaring af alt udstyr, kontakt med alle publikumsmedlemmer, som du har accepteret at kommunikere videre med, og anmode om, indsamle og analysere feedback. I nogle præsentationer kan du muligvis indsamle oplysninger fra publikumsmedlemmer - såsom navne og kontaktoplysninger eller afsluttede undersøgelser - som du også skal organisere og gemme.

Færdigheder relateret til opfølgning inkluderer:

• Oprettelse af en evalueringsformular til at anmode om feedback fra deltagere
• Fortolkning af feedback fra evalueringer og ændring af indhold og / eller levering til fremtidige præsentationer
• Organisering af en database med deltagere til fremtidige præsentationer
• Interview med de vigtigste deltagere for at få yderligere feedback
• E-mail præsentationsbilleder til deltagere

Typer af præsentationsevner

Analytisk

De bedste præsentanter forbedrer konstant deres færdigheder. For at blive bedre skal du være i stand til at se ærligt på din præstation, vurdere den feedback, du får, og finde ud af, hvad du skal gøre for at forbedre. Det kræver analytisk tænkning.

Mere vigtigt er det, at du skal have et godt greb om de oplysninger, du er ved at kommunikere til andre. Du er nødt til at analysere dit publikum og være forberedt på at tænke hurtigt, hvis der stilles spørgsmål, der tvinger dig til at demonstrere, at du er fuldt ud klar over materialet og dets implikationer.

• Problemfølsomhed
• Rapportering
• Opmåling
• Optimering
• Forudsigelig modellering
• Problemløsning
• Omstrukturering
• Strategisk planlægning
• Integration
• Processtyring
• Løbende forbedringer
• Diagnosticering
• dissekere
• Evaluering
• Dom

Organisation

Du ønsker ikke at være den person, der bruger halvdelen af ​​deres præsentationstid på at forsøge at finde et kabel til at forbinde deres bærbare computer til projektoren. Mange ting kan gå galt lige før en præsentation, og det vil de sandsynligvis medmindre du er organiseret.

Præparatforberedelse betyder også at holde styr på noter, information og start / stop-tider.

En præsentation, der er over halvdelen af ​​den tildelte tid, er problematisk, ligesom en, der er for langvarig.

Til sidst vil du korrekturlæse og finjustere alle de materialer, du planlægger at bruge til præsentationen.

• Begivenhedsplanlægning
• Revision
• Benchmarking
• Prioritering
• Journalføring
• Planlægning
• Detaljeorienteret
• Hurtigtænkning

Ikke-verbal kommunikation

Når du taler til et publikum, kan måden, du præsenterer dig selv på, være lige så vigtig som hvordan du præsenterer dine oplysninger. Du vil fremstå selvsikker og engagerende. Du kan gøre dette gennem god kropsholdning, brug af håndbevægelser og at skabe øjenkontakt med publikum. Øv din ikke-verbale kommunikation ved at filme dig selv gennem en praksispræsentation og observere dit kropssprog omhyggeligt.

• Aktiv lytning
• Leje
• poise
• Tillid
• Følelsesmæssig intelligens
• respekt
• Fremme af gruppediskussion
• Bevidsthed om etnisk, politisk og religiøs mangfoldighed

Præsentationssoftware

Microsoft PowerPoint er den dominerende software, der bruges til at skabe visuelle hjælpemidler til præsentationer. Lær at bruge det godt, inklusive de særlige funktioner uden for grundlæggende skabeloner, der virkelig kan bringe en præsentation til live. Selv hvis en anden forbereder dit lysbilledshow til dig, vil det hjælpe med at vide, hvordan du bruger softwaren i tilfælde af ændringer i sidste øjeblik.

• Microsoft Office
• Design
• Keynote
• Google Slides
• Adobe Presenter

Offentligt talende

Du er nødt til at se komfortabel og engagerende ud, når du taler for et live publikum, selvom du ikke er det. Dette kan tage år med praksis, og sommetider er det offentlig at tale ikke for bestemte mennesker. En ubehagelig programleder er en udfordring for alle. Heldigvis kan offentlige talefærdigheder forbedres med praksis.

• Articulation
• Engagement
• Vurdering af publikums behov
• Rådgivning
• Håndtering af vanskelige spørgsmål
• Styring af præstationsangst
• memorization
• Modulerende vokaltone

Forskning

Forskning er det første skridt i forberedelsen af ​​de fleste præsentationer og kan spænde fra en flerårig proces til at bruge 20 minutter online, afhængigt af kontekst og emne. I det mindste skal du være i stand til klart at indramme forskningsspørgsmål, identificere passende informationskilder og organisere dine resultater.

• brainstorming
• Samarbejde
• Big data analyse
• Forretningsinformation
• beregning
• Saganalyse
• Årsagsforhold
• klassificering
• Sammenligningsanalyse
• Datatolkning
• Deduktiv begrundelse
• Induktiv begrundelse
• Søgemaskine forskning

Verbal kommunikation

Offentligt talende er en form for verbal kommunikation, men du har brug for andre former for at give en god præsentation. Specifikt skal du vide, hvordan du besvarer spørgsmål. Du skal være i stand til at forstå spørgsmål, der stilles af dit publikum (selvom de er underlige eller dårligt formulerede) og give respektfulde, ærlige og præcise svar uden at blive off-topic.

• Aktiv lytning
• Fokus
• Empati
• Håndtering af vanskelige spørgsmål
• selvhævdelse
• Rådgivning
• Affirmation
• udsigelsen

Skrivning

Du har muligvis ikke brug for et skriftligt script, men du har brug for at planlægge, hvad du vil sige, i hvilken rækkefølge du vil sige det, og på hvilket detaljeringsniveau. Hvis du kan skrive et sammenhængende essay, kan du planlægge en præsentation.

• Grammatik
• Stavning
• Ordforråd
• Korrekturlæsning
• Bygning af konturer
• Tage noter
• Dokument markeringer

Flere præsentationsevner

• sammenfattende
• Salg
• Persuasion
• Tilvejebringelse af anekdoter for at illustrere et punkt
• Humor
• Uddannelse
• rehearsing
• Design af håndsæt
• Anerkendelse og modvirkning af indvendinger
• Stil stillende spørgsmål for at få mere detaljeret information om specifikke spørgsmål
• Modtagelse af kritik uden forsvar
• Afstå fra at tale for ofte eller afbryde andre
• At foregribe andres bekymringer
• Produkt viden
• SWOT-analyseformat
• Støttende udsagn med beviser
• Multilingual
• Kontrakter
• Arbejder med korrekturlæsere
• Konsistens
• Udvikling og vedligeholdelse af standard driftsprocedurer (SOP'er)
• Udvikling af en proposition erklæring
• Kreativitet
• Logik
• Oprettelse og styring af forventninger
• Motivering
• Coaching

Sådan får du dine færdigheder til at skille sig ud

INKLUDERER Færdigheder på dit cv: Hvis det er relevant, kan du muligvis nævne disse ord i dit CV resume eller overskrift.

UDVIKLETE FUNKTIONER I DETTE BÆREBREV: Nævn en eller to specifikke præsentationsevner, og giv eksempler på tilfælde, hvor du demonstrerede disse træk på arbejdspladsen.

VIS DINE PRÆSENTATIONSFERDIGHEDER I ARBEJDSINTERVIEJER:Under interviewprocessen kan du blive bedt om at give en prøvepræsentation. I dette tilfælde ønsker du at legemliggøre disse færdigheder under præsentationen. For eksempel vil du gerne demonstrere dine mundtlige kommunikationsevner ved at tale klart og præcist under hele præsentationen.