Få Executive Leadership Support i projektledelse

Indhold

• Udøvende sponsoransvar
• Executive Sponsor Presence
• Organisatorisk behandling af rollen
• Trin for at få Executive Support
• Den sidste række

Projektledere har et vanskeligt job. I kraft af deres rolle påtager de sig ansvaret for at danne et effektivt team til at forfølge og lykkes med nye initiativer. Da projekter kan omfatte alt det arbejde, der udføres i en virksomhed, er hvert projekt et nyt eventyr.

En af de vigtigste faktorer, der fremmer projektets succes, er tilstedeværelsen af ​​en effektiv, engageret udøvende sponsor. Mens projektledere måske ved, at udøvende sponsorer gør meget for at hjælpe et projekt med at lykkes, forstår mange ledere ikke, hvordan de kan hjælpe eller hvad de skal gøre.

Udøvende sponsoransvar

Den udøvende sponsor er væsentlig for et projekts succes. Der er mange grunde til, at projekter mislykkes, men mangel på støtte i en organisation bør ikke være et af dem. Udøvende sponsorer skal:

• Påtage sig ansvaret på ledelsesniveau for resultatet af et projekt
• Charter projektet og overfør autoritet til projektlederen og kerneteammedlemmer
• Støtte projektteamets søgen efter ressourcer og synlighed
• Sikre tilstedeværelsen af ​​og understøtte effektive teamværdier, herunder ansvarlighed og gennemsigtighed
• Støtte teamet i lyset af ekstraordinære vanskeligheder
• Forsvar projektgruppen mod organisatorisk indblanding
• Bliv involveret og interesseret
• Bliv ansvarlig som projektleder og teammedlemmer, hvis initiativet er en fiasko

Executive Sponsor Presence

I mangel af en støttende udøvende sponsor, falder alt ovenstående ansvar for den allerede overbelastede projektleder, som typisk mangler indflydelse med andre ledere eller ledere, der kan være modstandsdygtige over for projektet.

Manglen på en effektiv sponsor øger risikoen for projektproblemer, herunder men ikke begrænset til fiasko, suboptimal ydeevne, øgede omkostnings- og kvalitetsmål og muligvis øget teamurumil.

Enkelt sagt, tilstedeværelsen af ​​en effektiv udøvende sponsor er en positiv forskel-maker for det projekt, de har sponsoreret. I betragtning af den åbenlyse betydning af rollen, kan det være rimeligt at antage, at de fleste organisationer tager deres arbejde med udøvende sponsorer alvorligt.

Organisatorisk behandling af rollen

Selv om det ville være rimeligt at forvente, at de fleste virksomheder ville vise moden praksis omkring rollen som den udøvende sponsor i en æra, hvor projektledelsespraksis er veletableret, er situationen det modsatte.

• Mange virksomheder har ingen formel praksis omkring udøvende sponsorering
• Få firmaer har nogen formaliseret uddannelse eller standardiseret beskrivelse af sponsorens rolle og ansvar
• Sjælden er det firma, der giver træning for deres udøvende sponsorer
• Der er kun lidt konsistent enighed om sponsorens ansvarlighed til projekt succes
• De fleste projektledere udtrykker frustration over manglen på støtte fra deres sponsorer

Ifølge Project Management Institute i 2018 havde 38% af de undersøgte organisationer ikke aktive udøvende sponsorer til projekter.

Mens den nuværende praksis med udøvelse af udøvende sponsorering muligvis giver plads til forbedringer, har projektledere intet andet valg end at fortsætte med at gå videre med deres initiativer. Der er dog nogle skridt, som projektledere kan tage for at rekruttere tiltrængt ledelsesstøtte.

Trin for at få Executive Support

1. Ansæt en sponsor. Hvis dit projekt har strategiske konsekvenser for dit firma, enten direkte for kunder eller indirekte ved at muliggøre mere effektive og effektive interne aktiviteter til støtte for kunder, skal du rekruttere en sponsor. Arbejd direkte med din rapport til manager eller lederen af ​​dit projektstyringskontor for at styrke projektets betydning og bede om hjælp. Fremhæv sponsorens rolle og ansvar og peg på brancheundersøgelser, der korrelerer projektsucces og effektiv sponsorering.
2. Træne din sponsor. Fremhæv sponsorens rolle som strategisk, ikke taktisk eller som en figurhoved. De fleste ledere kommer i rollen som en sponsor uden formel uddannelse eller endda kontekst for deres ansvar. Mens du er i den lidt akavede rolle med at træne en leder, vil de fleste af disse personer sætte pris på din kontekst og vejledning. Spørgsmålene om ansvarlighed, styrkelse af værdier og beskyttelse af teamet skal være dit primære fokus, når du går ombord på din udøvende sponsor.
3. Aktivt og involver din sponsor aktivt. Den bedste projektleder og udøvende sponsorforhold er meget interaktive. Det er vigtigt for de to parter at etablere en klar kommunikationsprotokol for opdateringer om projektaktiviteter samt markering og reaktion på nødsituationer. Projektlederen bør tilskynde den udøvende sponsor til at deltage i status eller holdmøder fra tid til anden for at vise ægte interesse og tjene som en aktiv cheerleader til organisationen for teamsucces.
4. Bed om coachingstøtte fra din sponsor. Det er altid nyttigt at have nogen med mere erfaring, end du observerer og tilbyder konstruktiv og positiv feedback og coaching om din præstation.
5. Udnyt sponsoren omhyggeligt til de store emner. Vær forsigtig med ikke at trække på din sponsor for meget til taktiske problemer. Den bedste brug af din sponsor er at hjælpe med at sikre ressourcer, tjene som talsmand for projektgruppen til den bredere ledelsesgruppe og hjælpe dig med at styrke væsentlige teamværdier.

Den sidste række

Den udøvende sponsors rolle er en af ​​de vigtige brikker i puslespillet til succes for projektinitiativer. Succesrige projektledere forstår, hvor vigtig denne rolle er, og arbejder for at få udøvende support på det rigtige niveau og intensitet.

Hvis sponsoren er fraværende eller vag, skal du påtage dig at rekruttere og / eller uddanne dine udøvende sponsorer til at støtte dig, dit team og dit firma til succes.