Sådan planlægges et firmamøde
Indhold
- Forudplanlægge projektet
- Byg teamet
- Planlæg dagsordenen
- Find pladsen
- Slippe afsted med det
- Eksempel på projektmøde-projektplan
- 1. Forudplanlægge projektet
- 2. Opbyg projektteamet
- 3. Udvikl dagsordenen
- 4. Planlæg rummet
- 5. Offentliggør begivenheden
- 6. Følg op
- 7. Gennemgå og bedøm
- Yderligere planlægning
Tillykke! Din virksomhed afholder et møde for en gruppe medarbejdere valgt fra alle niveauer i virksomheden. Administrerende direktør har givet dig ansvaret for projektleder for arrangementet. Disse tip og eksempler på projektplan demonstrerer en måde, en projektleder kunne nærme sig at bygge projektplanen til et virksomhedsmøde eller et lignende komplekst projekt.
Forudplanlægge projektet
Dit første skridt er at planlægge planen. Du starter med at diskutere begivenheden med interessenterne. Hvis dette blev gjort sidste år, hvad gik der rigtigt? Hvad gik galt? Hvem administrerede projektet, og kan de hjælpe dig med at undgå faldgruber i år? Da CEO har tildelt projektet til dig, hvad vil han / hun have ud af begivenheden? Hvornår vil begivenheden være? Hvor? Hvad er budgettet?
Saml så meget information som du kan. Dette vil være det skelet, hvorpå du bygger projektplanen.
Byg teamet
Hvilke andre ressourcer har du brug for for at gøre dette projekt til en succes? Er der mennesker i andre afdelinger, der kan hjælpe dig med at gøre denne begivenhed til en succes? Hvad skal du gøre for at få hjælp der? Kan du bare spørge eller har du brug for at få formel godkendelse fra deres chef? Hvor lang tid har du brug for dem? Hvilke specifikke færdigheder har du brug for dem til at give? Kan nogen anden tilbyde denne færdighed, hvis den person, du ønsker, ikke er tilgængelig?
Da dette er et virksomhedsmøde, hvordan kan HR hjælpe? Brug for hjælp fra Facilitetsafdelingen? Hvad med marketingafdelingen? Har du brug for hjælp på dette område?
Planlæg dagsordenen
Når du ved, hvor længe mødet vil vare, begynder du at udfylde tidsblokkene. Har du brug for en åbningshøjttaler? Hvem bliver det? Skal du holde de deltagende sammen, eller vil du opdele dem i mindre grupper for en del af programmet? Hvor mange andre højttalere har du brug for? Hvem vil tilbyde de mindre sessioner, hvis du bryder ud?
Vil arrangementet tage mere end en dag? Hvordan lukker du dag én? Hvordan åbner du igen på dag to?
Hvordan vil du slå dig sammen i slutningen? Har du brug for en afsluttende tale? Hvordan vil du håndtere logistikken for folk, der tjekker ud af hotellet, hvis du booker en?
Find pladsen
Find ud af, hvor mange der kommer. Bestem derefter, hvor stort et plads du har brug for. Hvor vil arrangementet blive afholdt? Er der plads på virksomhedskontoret, eller har du brug for en større plads? Ønsker administrerende direktør, at mødet holdes off-site, så folk kan koncentrere sig, eller ønsker han / hun, at det afholdes på kontoret for at minimere omkostningerne?
Hvilke egenskaber i dit område kan give den plads, du har brug for? Er et hotel i nærheden af lufthavnen et godt valg for at minimere rejsetiden for folk, der ankommer ude af byen, eller skal du finde noget ude af byen, der vil være mere støjsvag?
Hvad opkræver de forskellige spillesteder for deres faciliteter? Hvad inkluderer de, og hvad skal du købe og have medbragt? Vil de tildele en person, som du kan arbejde sammen med? Hvad er deres politik med hensyn til materiale og mennesker udefra?
Slippe afsted med det
Når du har samlet svarene på mindst de fleste af disse spørgsmål, kan du begynde at sammensætte projektplanen. Husk, at det, vi viser her, er listen over projektopgaver, kun arbejdsfordelingsstrukturen (WBS). Det inkluderer ikke nogen af afhængighederne mellem opgaver eller tidslinjer. Disse vil blive tilføjet senere.
Eksempel på projektmøde-projektplan
I Sådan planlægger du et projekt ved hjælp af de grundlæggende værktøjer til projektstyring drøftede vi tankerne bag projektplanlægning og brug af projektledelsesevner under planlægningsprocessen. Her er, hvordan en projektplan arbejdsfordelingsstruktur (WBS) kan se efter et projekt til planlægning af et virksomhedsmøde:
1. Forudplanlægge projektet
- Bestem budgettet
- Drøft med CEO for at fastlægge projektmål
- Kontakt tidligere projektleder (PM) for tip
- Bestem listen over interessenter
- Kontakt interessenter for input.
- Fastlæg den foretrukne dato for begivenheden
- Bestem, hvor mange talere / præsentanter der er behov for
- Bestem, hvor mange supportmedarbejdere der er behov for
- Bestem, hvor mange ansatte der vil deltage
- Liste over mulige placeringer for begivenheden
2. Opbyg projektteamet
- Få repræsentant fra Marketing
- Få repræsentant fra HR
- Se om Indkøb tildeler nogen til at hjælpe
- Bed Susan om at håndtere alle højttalernes detaljer
- Få repræsentant fra Faciliteter
- Planlæg et projekt-kick-off-møde
3. Udvikl dagsordenen
3a Plan dag én
- Indstil starttid
- Indstil tid, arranger plads og personale til registrering
- Indstil længden på morgensessionen
- Indstil talets længde
- Beregn det antal højttalere, der er nødvendigt til morgensessionen
- Ansæt højttalere
- Planlæg pause midt om morgenen (tid og længde)
- Arranger opdatering af konferencelokalet i pausen (vand, skrald osv.)
- Planlæg frokostpause (tid, længde, placering, menu, hvem der betaler)
- Planlæg eftermiddags session (længde, antal talere)
- Ansæt eftermiddagshøjttalere
- Planlæg en dag lukning (tid, hvem, længde)
3b Plan dag to
- Indstil starttid
- Indstil længden på morgensessionen
- Beregn det antal højttalere, der er nødvendigt til morgensessionen
- Ansæt højttalere
- Planlæg pause midt om morgenen (tid og længde)
- Arranger opdatering af konferencelokalet i pausen (vand, skrald osv.)
- Planlæg frokostpause (tid, længde, placering, menu, hvem der betaler)
- Planlæg eftermiddags session (længde, antal talere)
- Ansæt eftermiddagshøjttalere
- Planlægningstale (tid, hvem, længde)
- Arranger timingen for udtjekning med hotellet
4. Planlæg rummet
- Bestem antallet af deltagere
- Planlæg siddearrangement (rækker kontra borde)
- Beregn den nødvendige plads
- Undersøg tilgængelige steder med den mængde plads (omkostninger, placering, tjenester inkluderet)
- Tæl antal talere hver dag og i alt
- Bestem antal og type behov for supportpersonale
- Find ud af, hvor mange deltagere / talere / personale der har brug for værelser
- Forhandle omkostninger og datoer med tilgængelige placeringer
- Tegn kontrakt med den valgte placering
5. Offentliggør begivenheden
- Færdiggør alle detaljer med begivenhedens placering
- Sørg for, at deltagere får besked
- Underret alle talere om emne og præsentationstid / dag
- Underret alt supportpersonale om opgaver og skift
- Få RSVP'er fra deltagere
- Underret ombytningsdeltagere efter behov
6. Følg op
- Hent udkast til indlæg fra alle talere
- Gennemgå de sidste indlæg
- Hent navnemærker til alle deltagere, talere, ansatte
- Køb alt materiale og gaver til de deltagende
- Bekræft igen med begivenhedens placering
7. Gennemgå og bedøm
- Send tilfredshedsundersøgelse til alle deltagere
- Send gennemgangsundersøgelse til alle talere
- Send tak til alle talere og ansatte
- Hold et tæt møde med projektteamet
Yderligere planlægning
Projektplanens opdelingsstruktur (WBS) ovenfor viser en prøve til planlægning af et virksomhedsmøde. Det er bare en oversigt. Projektgruppen er stadig nødt til at arbejde på disse emner og udvide mange af dem. Derudover er de nødt til at arbejde på den tid, der kræves til hver opgave, den relative betydning af opgaverne og de indbyrdes relationer / afhængigheder mellem opgaver.
