Projektlederteam Ansvarelighedstips

Indhold

• Adresseansvar på Kickoff-mødet
• Fremhæv opkoblingen af ​​opgaver
• Få offentlige forpligtelser vedrørende handlinger
• Offentlig opfølgning af handlinger
• Konfronter dårlig præstation
• Eskalerer præstationsspørgsmål, når det er nødvendigt

Ansvarlighed, som er kritisk for ethvert projekts succes, betyder ikke, at en projektleder skal babysit, mikromanage eller browbeat mennesker for at få tingene gjort. Sådanne taktikker forårsager ofte strid og fjendskab over for projektlederen. I stedet for at være den eneste person, der holder folk ansvarlige, er en bedre tilgang, som projektlederen kan tage, at styrke hele teamet til at opretholde projektets ansvarlighed. Her er seks måder at opbygge ansvarlighed i et projekt:

Adresseansvar på Kickoff-mødet

Projektets kickoff-møde er et tidspunkt for at få projektgruppen begejstret for projektet og stille forventninger til, hvordan projektet skal køre. Det er kritisk at sætte ansvarlighed på forhånd som et grundlæggende princip for projektet.

På kickoff-mødet gør projektsponsoren og projektlederen deres forventninger klare. Projekt sponsor bemærker, hvordan de vil holde projektlederen ansvarlig, og hvordan projektlederen vil holde alle andre ansvarlige.

Ansvarlighed stopper ikke der. På baggrund af disse punkter lader projektlederen teammedlemmerne vide, at de forventer, at de også holder dem projektlederen ansvarlige. Projektlederen bemærker også, hvordan de forventer, at teammedlemmer skal holde hinanden ansvarlige. Opfordring til hinanden opmuntres, så længe alle teammedlemmer opretholder professionalisme og respekt over for andre.

Disse erklæringer etablerer et klart system med ansvarlighed. Projektlederen er i sidste ende ansvarlig for projektets succes, men for at lykkes forventer projektlederen, at alle skal være ansvarlige og holde hinanden ansvarlige.

Fremhæv opkoblingen af ​​opgaver

Projekter inkluderer næsten altid indbyrdes afhængige opgaver. Nogle ting skal ske i rækkefølge for at gøre projektet vellykket. Når en projektleder lægger detaljerne i et projekt til teamet, skal projektlederen være forsætlig med at fremhæve, hvordan opgaverne krydser hinanden.

Undertiden kører opgaver samtidigt. Det kan ske af nødvendighed eller af effektivitetsinteresse. Når opgaverne er afsluttet, bruges deres arbejdsprodukter i en efterfølgende opgave. Ansvarlighedsstrukturen fungerer som i eksemplet ovenfor. De, der arbejder på den efterfølgende opgave, gør dem, der arbejder med de foregående opgaver, ansvarlige.

Ved at projektlederen viser teammedlemmer, hvordan opgaver forholder sig til hinanden, og hvordan hvert teammedlem skal gøre et godt arbejde til gavn for andre teammedlemmer, incitamerer projektlederen teammedlemmer, der holder hinanden ansvarlige.

Hvis et teammedlem ikke kan starte en opgave, indtil et andet teammedlem er færdig med deres opgave, har det afhængige teammedlem en interesse i det andet teammedlems succes og vil holde dette teammedlem ansvarlig for rettidig og høj kvalitet.

Få offentlige forpligtelser vedrørende handlinger

En af grundene til, at projektledere afholder holdmøder, er at bestemme de næste trin baseret på, hvordan projektet er kommet frem. Når det er muligt, skal tingene gå efter planen, men når uventede problemer opstår, skal de håndteres.

Uanset hvem der er enighed om at håndtere et problem, det teammedlem, der tager opgaven, skal projektlederen dokumentere, hvad der skal gøres, og hvornår det skal afsluttes.

Handlingselementet skal derefter inkluderes i mødebeskeder eller i en handlingsemne-log. Forskellige projektledelsesfilosofier gør dette anderledes. Nøglen er at nedskrive handlinger til fremtidig reference.

Offentlig opfølgning af handlinger

Når teammedlemmer forpligter sig, skal hele teamet være i stand til at stole på, at opgaven udføres. Det er fantastisk at nedskrive disse forpligtelser, men opgaverne skal udføres.

Når opgaver tildeles, skal projektlederen følge op for at sikre, at teammedlemmer holder sig til deres ord. Den bedste del af deling af ansvarlighed er, at projektledere ikke behøver at være den onde fyr.

Når projektlederen har etableret en atmosfære af ansvarlighed, er der ikke behov for, at projektlederen skal lamme nogen, der ikke følger. Gruppedynamikken tager sig af situationen. Gruppetrykket kan arbejde positivt. Projektlederen har blot brug for at være opmærksom på handlingsemnet og lade den ansvarlige tale tale.

Fra tid til anden kan det være nødvendigt at projektlederen stiller sonderende spørgsmål om, hvorfor et tilsagn ikke blev overholdt, men som regel kommer den ansvarlige frem for fejl, fejlberegninger eller barrierer og vil forpligte sig til at fuldføre det originale handlingsemne og muligvis for at sone for ethvert bortfald i ydelsen.

Konfronter dårlig præstation

Et projektteams dårlige præstationer er et problem, som projektledere skal håndtere hurtigt og diplomatisk. Hvis andre projektteammedlemmer ser dårlige resultater tolereres, vil deres motivation dyppe, og deres præstationer vil sandsynligvis falde i overensstemmelse hermed.

Projektledere kan imidlertid ikke være buzzsaw og skære ned for dårlige kunstnere, når de ikke lever op til forventningerne. Det er en afbalancerende handling mellem at håndtere ting hurtigt og håndtere dem menneskeligt.

Dårlig præstation går ikke af sig selv. Det kan ikke være tilladt at blive hængende, men projektledere skal alligevel give dårlige kunstnere tid til at rette deres opførsel, når den er blevet bragt til deres opmærksomhed.

Eskalerer præstationsspørgsmål, når det er nødvendigt

Hvis håndtering af dårlig ydeevne en til en ikke fungerer, skal projektlederen eskalere problemet til teammedlemets vejleder. Hvis dette mislykkes, kan projekt sponsoren muligvis gribe ind.

Før en eskalerer et emne til projekt sponsoren, bør en projektleder udtømme alle andre muligheder. I tilfælde af dårlig ydeevne skal projektlederen være specifik med projekt sponsoren og fremsætte henstillinger til løsning af problemet.

Hvis projektlederen ønsker, at teammedlemmet rådes af en anden linjechef, for eksempel, skal projektlederen sige det. Hvis projektlederen ønsker, at teammedlemmet skal erstattes, skal projektlederen fremsætte en sådan anmodning. Projektlederen skal give muligheder og fremhæve fordele og ulemper ved hver mulighed.