Sådan organiseres dit papirarbejde

Indhold

• Kom godt i gang
• Saml dine dokumenter
• Kategoriser
• Separate vigtige dokumenter
• Dupliker din tegnebog
• Opret et enkelt arkiveringssystem
• Løbende vedligeholdelse

De fleste mennesker tænker ikke på et vigtigt dokument, før de har brug for det. Hvis dine papirer er spredt overalt, og du ikke har et centralt organisationssystem på dit hjemmekontor, kan du spilde en masse tid og energi på at søge efter ting. Du mister måske endda noget.

Kom godt i gang

Med et par enkle trin kan du organisere dine vigtige papirdokumenter: Du har brug for et lille arkivskab med to skuffer eller et bærbart hængende arkivboks, hængende filer i seks forskellige farver, manila tredje udskæringsmapper, øverste faneblade og en valgfri brandsikker pengeskab. Eller du kan købe et stort indbind med bindemiddel og fane. Nu er du klar til at starte.

Saml dine dokumenter

Inden du kan organisere alle dine vigtige dokumenter, skal du finde dem. Det er undertiden lettere sagt end gjort. Kontroller dine hjemmekontorskuffer og papirerne, der er stablet på dit skrivebord eller bord. Kontroller bunkerne med papir, der er rodet i køkkenbordene samt køkkenborde og kurve. Se på din soveværelse kommode og natbord. Sidst, men ikke mindst, skal du tjekke din taske eller dokumentmappe for vigtige dokumenter, som du ved med en fejltagelse bærer rundt på.

Kategoriser

De vigtigste dokumenter falder ind i en af ​​de følgende seks kategorier. Sorter alle dine samlede dokumenter som følger:

1. Hjem og ejendom poster: Prioritetslån, ejendomshandler, boligforbedringsprojekter og kvitteringer, apparathåndbøger og garantier, information om ejendomsskat, boligforsikringspolitikker og manualer
2. Auto registreringer: Titler, vedligeholdelsesregistre, forsikringspolitikker og information, låninformation og betalingsregistre
3. Sundhedsregistre: forsikringspolicer, manualer til sundhedsforsikringsydelser, forklaring af medicinske fordele, lægeregninger, receptpligtige lister, fleksible udgiftskontooplysninger, medicinske kvitteringer, medicinske direktiver, livsforsikring
4. Finansielle poster: Kontoudtog, selvangivelse, skattefradragsregistre, investeringsregistre, låneposter, kreditkortopgørelser
5. Elektroniske poster: Mobiltelefonaftaler og udstyrshåndbøger; salgskvitteringer og garantier for computere, bærbare computere og tablets; kabel- og internetplaner og -regninger; trådløs router salgskvittering og manual
6. Personlige poster: Fødselsattest, ægteskabsattest, skilsmissecertifikat, forældremyndighedspapirer, information om social sikring, immuniseringsprotokoller, pas, militærtjenestejournaler, dåbs- og bekræftelsesregister, testamenter, begravelsesplan og information om gravpladsen. Du skal have disse til hvert familiemedlem. Hvis du har kæledyr, kan du også medtage deres vigtige dokumenter såsom veterinæroplysninger og vaccineoplysninger i denne kategori.

Separate vigtige dokumenter

De fleste af dine vigtige dokumenter kan opbevares i et almindeligt arkivskab eller en bærbar, hængende filboks. Nogle bør dog virkelig opbevares i et brandsikkert pengeskab eller i en lokal opbevaring som f.eks. Et pengeskab.

Vitaldokumenter er sådanne, der ville være meget vanskelige eller tidskrævende at erstatte. De kan indeholde følsomme personlige oplysninger, der kan blive kompromitteret af identitetstyver, hvis de bliver stjålet. I mellemtiden, hvis dit hjem blev ødelagt af brand eller oversvømmelse, vil du gerne have, at disse vigtige dokumenter skal forblive intakte.

For de fleste vil følgende dokumenter blive betragtet som vigtige: Oplysninger om social sikring, fødselsattester, forsikringspolicer og agentens kontaktoplysninger, testamenter, ejendomshandler, biltitler, pas og enhver kontrakt eller aftale, der krævede en original underskrift.

Lav en oversigtsliste over alle de vigtige dokumenter, du placerer i din brandtætte pengeskab eller i en lagringsmulighed offsite.

Dupliker din tegnebog

De fleste af os har kritisk information i vores tegnebog hver dag og ville være alvorligt ubehagelige, hvis det blev mistet eller stjålet.

Lav kopier af dit kørekort, organdonorkort, sundhedsforsikringskort, medlemskort til gymnastiksalen, bibliotek, købmandsloyalitetsprogrammer, lagerklubber osv., Og, vigtigst, alle kredit- og betalingskort (kopi foran og tilbage). Opbevar disse kopier sammen med dine andre vigtige papirdokumenter.

Opret et enkelt arkiveringssystem

Jo enklere arkiveringssystemet er, desto mere sandsynligt er det at du bruger det på et konsekvent grundlag. Tag hver kategori af vigtigt dokument, og tildel det en hængende filfarve:

• Hjem og ejendom poster
• Auto Records
• Sundhedsregistre
• Finansielle poster
• Elektroniske poster
• Personlige poster

Føj det passende antal hængende filer til dit arkiveringssystem for det antal dokumenter, du har i hver kategori.

Brug manila-mapperne og opret en mappe til hvert enkelt dokument inden for hver kategori. Placer mapperne i det passende farvede hængende filafsnit.

Hvis du har købt et stort bindemiddel med tre ringe og faneblade, skal du markere fanerne med de samme postnavne, hul alle dokumenter og placere dem. Hvis papirerne ikke kan hulles, skal du lægge dem i en mappe og hulles i stedet for mappen.

Hvis papirarbejde ikke er din ting, kan dette være et frigørende øjeblik. Du kan scanne alle disse dokumenter, gemme dem på en harddisk og derefter makulere originalerne.

Men brug dit eget skøn, da nogle papirer bedre er gemt. Opbevar originaler fra alle vigtige dokumenter. Brug din bedste bedømmelse over de andre. De fleste finansielle institutioner er glade, når du går papirløs.

Løbende vedligeholdelse

Når dine vigtige papirer er organiseret, skal du holde dem på den måde. Når du betaler dine regninger, skal du arkivere nye dokumenter hver måned i det relevante afsnit af dit arkiveringssystem. På samme tid skal du kigge efter alle dokumenter, du har fjernet fra systemet i løbet af den måned, der stadig kan være ude af arkiveringssystemet. Arkiver dem igen. Mindst to gange om året skal du gennemse dokumenterne i dit arkiveringssystem for at se, om nogen kan renses. En god tidsplan at følge er ved det første af kalenderåret og i slutningen af ​​hvert skoleår.

Med en lille indsats kan du høste fordele på lang sigt og spare tid ved at organisere dine vigtige papirdokumenter.