Sådan tager man mødeunderlag
Forfatter:
Lewis Jackson
Oprettelsesdato:
12 Kan 2021
Opdateringsdato:
15 Kan 2024
Indhold
Mødeprotokoller er de detaljerede noter, der tjener som en officiel skriftlig oversigt over et møde eller konference. Den ansvarlige for samlingen beder normalt en af deltagerne om at have en tendens til denne opgave. En dag, at nogen kunne være dig. Selvom det ikke er et meget vanskeligt job, er det vigtigt at tage minutter. Da mødereferater er en officiel registrering af, hvad der skete, er nøjagtighed afgørende. Du bliver nødt til at tage grundige mødeanvisninger, som folk skal kunne henvise til senere om nødvendigt.
Her er nogle tip, der hjælper dig med at håndtere denne opgave med finesse. Find ud af, hvad du skal gøre før, under og efter mødet for at sikre, at du tager effektive minutter.
Før mødet
- Vælg dit optagelsesværktøj. Vil du gå på old school og bruge en pen og papir, eller vil du gå high-tech og bruge en bærbar computer, tablet eller smartphone? Kontakt din chef for at se, om de foretrækker, at du bruger en bestemt metode.
- Sørg for, at dit valgte værktøj er i funktionsdygtig tilstand, og have en sikkerhedskopi, hvis det originale ikke mislykkes. Hvis du for eksempel har en bærbar computer, skal du også have en pen og papir praktisk. Du ønsker ikke at skulle stoppe mødet, mens du søger efter noget at skrive på, hvis din computer går ned.
- Læs mødets dagsorden, før mødet starter. Det giver dig mulighed for at formulere en oversigt for dine minutter. Efterlad lidt plads under hvert element på det, og skriv dine noter der. At gøre dette vil gøre dit job lidt lettere, så længe den person, der leder mødet, holder sig til dagsordenen.
Under mødet
- Gå rundt på et fremmøde, og sørg for, at alle logger på. Du bliver nødt til at medtage en liste over alle deltagere i det officielle mødereferat.
- Sørg for at vide, hvem alle er. På den måde vil du være i stand til at identificere, hvem der taler og korrekt registrere disse oplysninger.
- Bemærk det tidspunkt, mødet begynder.
- Forsøg ikke at nedskrive hver eneste kommentar. Det er okay at kun medtage hovedideer. Vær meget forsigtig med ikke at udelade genstande, som du er uenig i. Dine partier bør ikke påvirke dig. Husk, at dette er en officiel konto, ikke din mening om, hvad der skete.
- Skriv alle forslag, hvem der lavede dem, og eventuelle stemmeresultater; behøver du ikke at nedskrive, hvem der har udsendt et forslag. Naturligvis kan reglerne i din organisation være forskellige, så verificer dem først med din chef.
- Hvis stemmer om forslag eller diskussioner udsættes indtil næste møde, skal du notere det.
- Registrer afslutningstidspunktet for mødet.
Efter mødet
- Skriv protokollen så hurtigt som muligt efter mødet, mens alt stadig er frisk i dit sind. Hvis du finder en fejl i dine mødebeskeder, eller du har et spørgsmål, kan du hurtigt rydde det op ved at tale med andre deltagere.
- I den endelige kopi af protokollen skal du medtage navnet på organisationen, udvalgets titel, mødetype (dagligt, ugentligt, månedligt, årligt eller specielt) og dets formål.
- Giv de gange, det begyndte og sluttede.
- Angiv listen over deltagere og en note om, hvem der har kørt mødet. Medtag dit navn på listen over deltagere, og sig i parentes efter dit navn, at du tog protokollen. Alternativt i slutningen af dokumentet kan du logge ud ved at skrive "Respektivt indsendt af" efterfulgt af dit navn.
- Korrekturlæs protokollen, inden du indsender dem. Spørg en anden, der var til stede for at se dem også over. De vil være i stand til at fortælle dig, hvis du ved et uheld har forladt noget ude.
- Overfør dem til den person, der har afholdt mødet, medmindre du bliver bedt om at gøre andet.
