Vigtige tidsstyringsfærdigheder for succes på arbejdspladsen
Indhold
- Prioritering
- Planlægning
- Opgavehåndtering
- Styring af arbejdsbyrde
- Delegation
- Flere tidsstyringsevner
- Eksempler på tidsstyring på arbejdspladsen
- Sådan får du dine færdigheder til at skille sig ud
Prioritering
Det kan være umuligt at udføre hver eneste minuts opgave, der forventes af dig. Du ønsker måske også at gøre alt på én gang. Men du skal prioritere, så du er i stand til at udføre de vigtigste opgaver i en orden, der giver mening. Når du tildeler prioritet, skal du overveje faktorer, som når hver opgave skal udføres, hvor lang tid det kan tage, hvor vigtigt det kan være for andre i organisationen, hvad der kan ske, hvis en opgave ikke udføres, og om en opgave kan blive afbrudt ved flaskehalse i processen.
- Tildeling
- Håndtering af forventninger
- Forebyggelse af affald
- Prioritering af anmodninger og krav
- Højværdi-aktiviteter (HVA'er)
- Performance Reviews
- Målopnåelse
Planlægning
Planlægning er vigtig, fordi nogle opgaver skal udføres på bestemte tidspunkter. Planlægning påvirker din dag, din uge, din måned samt andre menneskers arbejdsgang. De fleste har bestemte tidspunkter af dagen, hvor de er mere eller mindre produktive som et resultat af energiniveauet og dagens krav. Tidsplaner kan også være en god måde at undgå udsættelse.
- Planlægningssoftware
- intentionalitet
- Punktlighed
- At opdele bredere mål i milepæle
- Opdeling af milepæle i projekter
Opgavehåndtering
Opgavelister (korrekt prioriteret og integreret med din tidsplan) er en fantastisk måde at undgå at glemme noget vigtigt. De er også en god måde at undgå at bruge hele dagen på at tænke over alt hvad du skal gøre. At huske opgaver tager energi og tænke på alt hvad du skal gøre hele ugen kan være udmattende og overvældende. Del alle de nødvendige opgaver op på en liste for hver dag, og du behøver ikke at bekymre dig om det hele på én gang. Bare tag dine opgaver en dag ad gangen.
- Proaktiv
- batching
- Oprettelse dagligt, ugentligt og månedligt "at gøre" lister
- Multitasking
- grundighed
- Organisation
- E-mail-administration
Styring af arbejdsbyrde
At sætte gang i dit arbejde, selvom det kan synes en underlig ting at kalde en færdighed, er et vigtigt tidsstyringskoncept. Selvom arbejdet i lange timer eller springer over pauser nogle gange kan forbedre produktiviteten på kort sigt, vil din udmattelse senere sikre, at din samlede produktivitet faktisk falder. Bortset fra sjældne nødsituationer er det vigtigt at modstå fristelsen til overarbejde. Inkluder de nødvendige pauser og en fornuftig afslutningstid i din tidsplan.
At kende og håndhæve en optimal arbejdsbyrde for dig selv sikrer konsistens i din ydeevne og undgår udbrændthed. Arbejdsgivere vil være i stand til at stole på dig på lang sigt.
- Processtyring
- selvhævdelse
- Fjernelse af affald
- Tage pauser
Delegation
Afhængig af hvilken type arbejde du udfører, kan du muligvis delegere nogle opgaver. At vide, hvad og hvornår man skal delegere, er en vigtig færdighed. Nogle mennesker modstår at delegere, enten fordi de ønsker at bevare kontrollen, eller fordi de ønsker at spare penge ved ikke at ansætte assistenter. Begge fremgangsmåder skader i sidste ende produktiviteten og øger omkostningerne.
Husk dog, at hvis du praktiserer tidsstyring flittigt og stadig ikke kan få alt gjort, prøver du muligvis at gøre for meget. Det er bedre at lykkes med et par opgaver end at forsøge og mislykkes hos mange.
- Søger ekspertbistand
- Moderering af møder
- Præsentation
- Samarbejde
- Ledelse
- Samarbejde
- Motivering
Flere tidsstyringsevner
Her er mere tidsstyring for CV, følgebrev, jobansøgninger og interviews. Nødvendige færdigheder varierer afhængigt af det job, du ansøger til, så gennemgå også vores liste over færdigheder opført efter job og type færdighed.
- Revision
- Selvpleje
- Renhed
- Åbenhed
- Produktivitetssoftware
- Meddelelse
- tilpasningsevne
- Høj stresstolerance
- driftssikkerhed
- Detaljeorienteret
- Deduktiv begrundelse
- Induktiv begrundelse
- Kritisk tænkning
- Evaluering
- Løbende forbedring
- Risikostyring
- Fejlfinding
- Kvalitetssikring
- Projektledelse
- Konflikthåndtering
- dømmekraft
- Overholdelse
- Articulating
- brainstorming
- Effektivitet
- Diligence
- Problemfølsomhed
Eksempler på tidsstyring på arbejdspladsen
Denne liste indeholder eksempler på effektiv tidsstyring på arbejdet.
A - E
- Tilpasning af planer til ændrede omstændigheder
- Tildeling af tid til specifikke opgaver
- Analyse af processer og valg af den enkleste måde at udføre en opgave på
- Beder om hjælp, når det bliver overvældet af krav
- Assertivitet til at sige nej til upassende krav, der distraherer fra centrale opgaver
- Angribe mere komplekse opgaver, når du har den højeste energi og skarpeste koncentrationer
- Revision af, hvordan tiden bruges
- Undgå overdreven small talk med medarbejdere
- Undgå procrastination; handler i stedet for at bekymre sig
- At opdele bredere mål i mindre dele og fokusere på et trin ad gangen
- Opdeling af projekter i håndterbare dele
- Oprettelse dagligt, ugentligt og månedligt "at gøre" lister
- Oprettelse af tidsplaner
- Delegere mere rutinemæssige opgaver til lavere personale
- At spise godt for at opretholde energi
- Fjernelse af tidsspildere
- Træning og deltagelse i andre stressreducerende aktiviteter i fritiden for at maksimere energi, når du er på arbejde
F - Z
- Fremme af effektive møder; holder sig til tidsrammer for møder
- Gruppering af lignende opgaver for at begrænse overgangstiden
- Opretholdelse af et organiseret arbejdsområde
- multitasking; skift glat fra en opgave til en anden
- Åbenhed for mere effektive måder at gøre ting på
- Organisering af digitale filer til let hentning
- Planlæg din dag natten før eller den første ting om morgenen
- Prioritering af anmodninger og krav
- Prioritering af en liste over projekter og fokusering på opgaver med større værdi med mere umiddelbare frister
- Punktlighed
- At lægge mobiltelefoner til side for at eliminere distraktionen af personlige meddelelser, medmindre det kræves til arbejde
- Gennemgang af resultater og eliminering af afvigelser fra prioriteter
- Indstilling af daglige, ugentlige og månedlige mål
- Sæt realistiske standarder for kvalitet og undgår perfektionisme
- Indstilling af bestemte tidspunkter for svar på e-mail
- Tager korte pauser for at gendanne energi
- At røre ved hvert stykke papir eller læse hver e-mail bare én gang, når det er muligt
Sådan får du dine færdigheder til at skille sig ud
Tilføj relevante færdigheder til dit CV: For eksekutivassistenter og ledere er ovennævnte tidsstyringsevner vigtige at medtage i dit CV.
Fremhæv færdigheder i dit følgebrev: Mens du læser jobbeskrivelsen nøje, skal du notere i dit brev lignende projekter, hvor tidsstyring var nøglen.
Brug dygtighedsord i dit jobinterview: Gennemgå disse spørgsmål til tidsstyringssamtale forud for dine jobsamtaler, så du er parat til at svare med specifikke eksempler på, hvordan du effektivt styrer din arbejdsbyrde.
